Co do zasady pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Termin urlopu ustala się zgodnie z planem urlopów albo w porozumieniu z pracownikiem. Wyjątki dotyczą przede wszystkim okresu wypowiedzenia oraz urlopu zaległego. Sam brak pracy lub zamówień nie pozwala na jednostronne „wysłanie” pracownika na urlop.
Kiedy pracodawca może narzucić urlop?
Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, ale sposób jego udzielania podlega organizacji pracy. Zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane według planu urlopów, który pracodawca ustala z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz potrzeby zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony, termin wolnego ustala się co do zasady w porozumieniu z pracownikiem.
Jednostronna decyzja pracodawcy jest dopuszczalna tylko w szczególnych sytuacjach. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Sytuacja | Czy pracodawca może wysłać na urlop? | Podstawa prawna i uwagi |
|---|---|---|
| Urlop bieżący w normalnym toku pracy | Co do zasady nie | Termin wynika z planu urlopów albo wymaga uzgodnienia z pracownikiem. |
| Okres wypowiedzenia | Tak | Art. 1671 Kodeksu pracy pozwala udzielić urlopu bez wniosku i zgody pracownika. |
| Urlop zaległy | Tak, w granicach obowiązku z art. 168 Kodeksu pracy | Urlop zaległy powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. |
| Przestój lub brak zamówień | Nie | Jeżeli pracownik jest gotowy do pracy, zastosowanie może mieć art. 81 Kodeksu pracy dotyczący wynagrodzenia przestojowego. |
| Urlop bezpłatny | Nie | Wymaga pisemnego wniosku pracownika na podstawie art. 174 § 1 Kodeksu pracy. |
Dwa wyjątki od zasady uzgadniania terminu
Przepisy przewidują dwa przypadki, w których pracodawca może udzielić urlopu bez wcześniejszego wniosku pracownika:
- Okres wypowiedzenia – pracodawca może udzielić zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać.
- Urlop zaległy – pracodawca powinien doprowadzić do jego wykorzystania najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.
Art. 1671 Kodeksu pracy stanowi, że w okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w tym czasie. Nie ma znaczenia, kto złożył wypowiedzenie. Pracodawca wskazuje, czy urlop zostanie wykorzystany, a niewykorzystana część może zostać rozliczona ekwiwalentem po ustaniu zatrudnienia.
Inaczej wygląda sytuacja urlopu zaległego. Art. 168 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Sąd Najwyższy w wyrokach z 2 września 2003 r. (I PK 403/02) oraz z 7 maja 2008 r. (II PK 313/07) przyjmował, że wykonanie tego obowiązku nie wymaga zgody pracownika.
Stanowiska dotyczące sposobu wskazania konkretnego terminu urlopu zaległego nie są jednak całkowicie jednolite. Dlatego pracodawca powinien wcześniej wezwać pracownika do wskazania terminu i udokumentować podejmowane działania. W razie sporu znaczenie mają plan urlopów, korespondencja oraz sposób, w jaki pracodawca próbował doprowadzić do wykorzystania zaległych dni.
Brak pracy nie uzasadnia przymusowego urlopu
Pracodawca nie może jednostronnie wykorzystać urlopu wypoczynkowego do pokrycia okresu, w którym nie ma zleceń, zamówień albo zadań dla pracownika. Dotyczy to także sytuacji, gdy pracownik ma niewykorzystany urlop bieżący.
Jeżeli pracownik jest gotowy do pracy, lecz nie może jej wykonywać z przyczyn dotyczących pracodawcy, może wystąpić przestój w rozumieniu art. 81 Kodeksu pracy. Za taki czas pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania. Jeżeli stawka godzinowa lub miesięczna nie została wyodrębniona, wynagrodzenie wynosi 60% wynagrodzenia, przy czym nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Urlop wypoczynkowy służy wykorzystaniu czasu wolnego przez pracownika, a nie przenoszeniu na niego ryzyka prowadzenia działalności. Pracodawca może zaproponować urlop, ale przy urlopie bieżącym potrzebne jest porozumienie. Nie powinien też nakłaniać pracownika do podpisania wniosku, który nie odzwierciedla jego rzeczywistej woli.
Jeszcze wyraźniej wygląda to przy urlopie bezpłatnym. Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy może on zostać udzielony wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Pracodawca nie może uzależniać dalszego zatrudnienia od podpisania takiego dokumentu.
Co zrobić, gdy pracodawca bezprawnie wpisuje urlop?
W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy chodzi o urlop bieżący, urlop zaległy, okres wypowiedzenia, termin ujęty w planie urlopów czy rzeczywisty przestój. Następnie najlepiej zachować komunikację w formie pisemnej.
Pracownik może podjąć następujące działania:
- Poprosić o wskazanie podstawy prawnej i terminu urlopu na piśmie.
- Potwierdzić, że pozostaje gotowy do pracy i nie składa wniosku urlopowego na wskazany termin.
- Nie podpisywać wniosku o urlop wypoczynkowy lub bezpłatny, jeżeli dokument nie odpowiada jego rzeczywistej woli.
- Zachować wiadomości, polecenia, grafiki oraz ewidencję urlopu na potrzeby ewentualnego sporu.
- W razie uporczywych naruszeń skontaktować się z Państwową Inspekcją Pracy albo rozważyć dochodzenie roszczeń przed sądem pracy.
Przykładowa wiadomość może brzmieć: „Potwierdzam gotowość do świadczenia pracy w dniach … Nie składałem wniosku o urlop wypoczynkowy na ten termin. Proszę o wskazanie, czy mam stawić się w pracy, wykonywać inną powierzoną pracę, czy pozostawać w gotowości z powodu przestoju”.
Najważniejsze rozróżnienie jest proste: brak pracy nie daje prawa do zabrania pracownikowi dni urlopowych, natomiast okres wypowiedzenia i obowiązek wykorzystania urlopu zaległego mogą pozwolić pracodawcy na jednostronne udzielenie urlopu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawie wymagającej oceny dokumentów i konkretnego stanu faktycznego warto skonsultować się z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.
