Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługują maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Nie są to dodatkowe dni wolne. Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, a jego udzielenie wymaga zgody pracodawcy.

Urlop na żądanie – ile dni i komu przysługuje?

Zasady określa art. 167² Kodeksu pracy. Pracownik może wykorzystać do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, w terminie wskazanym przez siebie. Uprawnienie dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, także na czas określony, nieokreślony lub próbny.

Limit 4 dni nie zależy od stażu pracy, wymiaru etatu ani podstawowego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Osoba mająca 20 dni urlopu wypoczynkowego i pracownik uprawniony do 26 dni mają taki sam limit urlopu na żądanie. Jeżeli pracownik pracuje na część etatu, urlop rozlicza się w godzinach odpowiadających jego grafikowi, ale nadal może go wykorzystać maksymalnie w 4 dniach.

Urlop można wykorzystać jednorazowo albo podzielić na części, na przykład wziąć cztery pojedyncze dni. Nie odnawia się on po zmianie pracy. Jeżeli pracownik wykorzystał dwa dni u poprzedniego pracodawcy, u kolejnego w tym samym roku pozostają mu najwyżej dwa dni.

Niewykorzystane dni nie przepadają, ale tracą szczególny status. Po zakończeniu roku pozostają częścią zaległego urlopu wypoczynkowego i nie zwiększają nowego limitu urlopu na żądanie. Od 1 stycznia pracownik otrzymuje nową pulę do 4 dni w ramach urlopu przysługującego za kolejny rok.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy. Takie stanowisko wynika między innymi z wyroku Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., sygn. I PK 128/06. Termin należy więc odnosić do grafiku konkretnego pracownika, a nie do początku dnia kalendarzowego.

Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Należy jednak stosować zasady przyjęte w zakładzie pracy i wybrać sposób, który pozwoli potwierdzić, kiedy pracodawca otrzymał informację. Zgłoszenie powinno zawierać przede wszystkim:

• Termin – wskaż dzień albo dni, w których chcesz wykorzystać urlop.
• Forma – możesz skorzystać z systemu kadrowego, wiadomości e-mail, SMS-a, telefonu albo formy papierowej, zależnie od zasad obowiązujących w firmie.
• Oznaczenie urlopu – zaznacz, że chodzi o urlop na żądanie, a nie zwykły urlop wypoczynkowy.
• Potwierdzenie – zachowaj wiadomość lub poproś o potwierdzenie decyzji pracodawcy.

Pracownik nie musi podawać przyczyny urlopu. Wystarczy jednoznacznie poinformować o zamiarze skorzystania z tego uprawnienia. Zgłoszenie dopiero po rozpoczęciu pracy może zostać uznane za spóźnione i nie zapewnia prawidłowego usprawiedliwienia nieobecności.

Czy pracodawca może odmówić?

Samo słowo „żądanie” nie oznacza, że pracownik może samodzielnie zdecydować o nieprzyjściu do pracy. Urlopu udziela pracodawca, dlatego przed rozpoczęciem wolnego należy uzyskać jego zgodę. Brak odpowiedzi nie powinien być automatycznie traktowany jako akceptacja.

Co do zasady pracodawca powinien uwzględnić prawidłowo zgłoszony urlop, ale obowiązek ten nie ma charakteru bezwzględnego. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. II PK 123/09, wskazał, że odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, gdy ważny interes zakładu pracy wymaga obecności konkretnego pracownika.

Odmowa może wchodzić w grę zwłaszcza w sytuacji awarii, braku możliwości zapewnienia zastępstwa na stanowisku mającym znaczenie dla bezpieczeństwa albo ryzyka poważnego zakłócenia pracy. Nie każda niedogodność organizacyjna uzasadnia odmowę, dlatego pracodawca powinien ocenić rzeczywiste skutki nieobecności.

Przed rozpoczęciem urlopu pracownik powinien poczekać na decyzję. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyroku z 16 września 2008 r., sygn. II PK 26/08, samowolne rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność, a w określonych okolicznościach za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Zgłoszenie urlopu na żądanie nie zastępuje zgody pracodawcy. Bezpieczne rozwiązanie to poinformowanie pracodawcy przed rozpoczęciem pracy i uzyskanie wyraźnego potwierdzenia.

Urlop na żądanie a zwolnienie z powodu siły wyższej

Urlopu na żądanie nie należy mylić ze zwolnieniem od pracy z powodu siły wyższej. Są to dwa odrębne uprawnienia. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:

Urlop na żądanie jest więc rozwiązaniem pozwalającym wykorzystać część urlopu wypoczynkowego bez wcześniejszego planowania, ale nie daje prawa do samowolnej nieobecności. Najważniejsze są trzy elementy: limit 4 dni, zgłoszenie przed rozpoczęciem pracy oraz uzyskanie zgody pracodawcy.