Co do zasady umowa o dzieło nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Nie oznacza to jednak braku formalności. Płatnik składek powinien zgłosić zawartą umowę do ZUS na formularzu RUD w ciągu 7 dni, a wyjątkiem od zasady braku składek jest między innymi dzieło wykonywane dla własnego pracodawcy.
Umowa o dzieło a ZUS – jaka jest podstawowa zasada?
Umowa o dzieło jest umową rezultatu. Wykonawca zobowiązuje się osiągnąć konkretny, możliwy do sprawdzenia efekt, a zamawiający wypłaca za niego wynagrodzenie. Przykładem może być przygotowanie raportu, projektu graficznego, utworu albo określonego programu komputerowego.
Jeżeli umowa rzeczywiście ma taki charakter, samo wynagrodzenie z dzieła nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Zamawiający nie opłaca więc składek emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych ani zdrowotnej. Trzeba jednak oddzielić tę zasadę od obowiązku zgłoszenia umowy do ZUS.
Czym jest formularz RUD?
Formularz RUD służy do przekazania ZUS informacji o zawarciu umowy o dzieło. Złożenie RUD nie oznacza zgłoszenia wykonawcy do ubezpieczeń i nie powoduje samo w sobie obowiązku zapłaty składek. Jest to obowiązek informacyjny, a nie rozliczenie ubezpieczeniowe.
Zgłoszenia dokonuje płatnik składek albo osoba fizyczna zlecająca wykonanie dzieła. Formularz trzeba złożyć w terminie 7 dni od zawarcia umowy. Obowiązek nie obejmuje między innymi:
- umowy zawartej z własnym pracownikiem,
- umowy zawartej z innym podmiotem, jeżeli dzieło jest wykonywane na rzecz własnego pracodawcy,
- umowy zawartej z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, gdy wykonuje ona dzieło w zakresie tej działalności,
- umowy zawartej przez podmiot, który nie jest płatnikiem składek.
W formularzu podaje się między innymi dane zamawiającego i wykonawcy, datę zawarcia umowy, okres wykonywania dzieła oraz jego przedmiot. Jeden formularz może obejmować maksymalnie 10 umów zawartych z tym samym wykonawcą.
Kiedy umowa o dzieło podlega składkom ZUS?
Najważniejszy wyjątek wynika z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dla celów ubezpieczeniowych za pracownika uważa się także osobę, która zawarła umowę o dzieło z własnym pracodawcą albo wykonuje na jego rzecz dzieło zawarte z innym podmiotem.
W takim przypadku wynagrodzenie z dzieła traktuje się jak przychód ze stosunku pracy. Składki oblicza się od łącznego przychodu z umowy o pracę i umowy o dzieło, a płatnikiem pozostaje pracodawca. Taka umowa nie wymaga zgłoszenia na RUD, ponieważ nie jest traktowana jako odrębna, nieoskładkowana umowa o dzieło.
| Sytuacja | Obowiązek składek ZUS | Podstawa lub uwaga |
|---|---|---|
| Dzieło zawarte z osobą, która nie jest pracownikiem zamawiającego | Co do zasady brak | Umowa rezultatu nie stanowi samodzielnego tytułu do ubezpieczeń |
| Dzieło zawarte z własnym pracownikiem | Tak | Art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Dzieło zawarte z innym podmiotem, ale wykonywane na rzecz pracodawcy | Tak | Wynagrodzenie traktuje się jak przychód ze stosunku pracy |
| Usługa wykonywana przez przedsiębiorcę w zakresie jego działalności | Zależy od właściwego tytułu ubezpieczenia | Nie każda taka współpraca jest umową o dzieło w rozumieniu przepisów |
Samo prowadzenie działalności gospodarczej przez wykonawcę nie oznacza automatycznie, że każde dzieło podlega składkom. Znaczenie ma to, czy wykonawca realizuje umowę w ramach tej działalności oraz jak faktycznie została ukształtowana współpraca.
Dlaczego ZUS może zakwestionować umowę o dzieło?
Nazwa dokumentu nie przesądza o jego kwalifikacji. ZUS i sądy oceniają przede wszystkim rzeczywisty sposób wykonywania umowy. Dzieło powinno prowadzić do indywidualnego, weryfikowalnego rezultatu. Jeżeli wykonawca jedynie świadczy powtarzalne czynności z należytą starannością, współpraca może mieć cechy umowy zlecenia.
Umowa zlecenia dotyczy wykonywania określonych czynności, a nie osiągnięcia z góry oznaczonego efektu. Zwykle może być realizowana cyklicznie i pod bieżącym nadzorem zlecającego. Zlecenie co do zasady podlega ubezpieczeniom, dlatego błędna kwalifikacja może prowadzić do zaległości wobec ZUS.
Ryzyko zakwestionowania umowy rośnie szczególnie w następujących sytuacjach:
- umowa opisuje stałą obsługę, pomoc administracyjną albo wykonywanie bieżących czynności,
- współpraca polega na prowadzeniu cyklicznych szkoleń lub powtarzaniu tych samych usług,
- zamawiający na bieżąco wyznacza godziny, miejsce i sposób pracy wykonawcy,
- brakuje konkretnego opisu rezultatu, materiałów potwierdzających jego powstanie albo protokołu odbioru.
Umowa o dzieło powinna opisywać konkretny efekt, który można odebrać i ocenić. Samo wykonywanie pracy przez określony czas nie tworzy jeszcze dzieła.
Jeżeli ZUS uzna, że umowa była w rzeczywistości zleceniem albo pracą wykonywaną na rzecz pracodawcy, płatnik może zostać zobowiązany do opłacenia zaległych składek wraz z odsetkami. W określonych przypadkach grozi mu także grzywna do 5000 zł za naruszenie obowiązków związanych ze zgłoszeniem. Przy kontroli znaczenie mają umowa, korespondencja, pliki robocze, fakt przekazania rezultatu oraz protokół odbioru.
Jak zgłosić umowę o dzieło na formularzu RUD?
Najprościej złożyć RUD elektronicznie przez PUE ZUS. Procedura wygląda następująco:
- Zaloguj się do PUE ZUS jako płatnik składek.
- Otwórz „Katalog usług elektronicznych” i wyszukaj formularz RUD.
- Wpisz dane wykonawcy oraz informacje o umowie, w tym jej przedmiot i daty.
- Podpisz dokument profilem zaufanym, e-dowodem, podpisem kwalifikowanym albo podpisem dostępnym w PUE ZUS.
- Wyślij zgłoszenie i zachowaj potwierdzenie złożenia.
Jeżeli dane w zgłoszeniu są błędne, składa się korektę. W przypadku umowy, która ostatecznie nie doszła do skutku, można wycofać zgłoszenie zgodnie z funkcjami dostępnymi w systemie.
Umowa o dzieło a ZUS – co zapamiętać?
Brak składek jest regułą, gdy umowa dotyczy konkretnego rezultatu i nie została zawarta z własnym pracodawcą ani wykonywana na jego rzecz. Obowiązek RUD trzeba traktować osobno, ponieważ zgłoszenie do ZUS nie oznacza oskładkowania. Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy umowa o dzieło opisuje w rzeczywistości stałe, powtarzalne czynności właściwe dla zlecenia.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku kontroli ZUS lub decyzji o konieczności zapłaty składek warto skonsultować dokumenty ze specjalistą.
