Zaświadczenie o niekaralności uzyskasz online przez system e-KRK Ministerstwa Sprawiedliwości. Potrzebujesz konta w systemie, Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego oraz 20 zł na opłatę elektroniczną. Gotowy dokument otrzymasz jako plik XML – jego wydruk nie jest dokumentem urzędowym.
Co przygotować przed złożeniem wniosku?
Zanim rozpoczniesz, przygotuj:
- Konto w systemie e-KRK służącym do elektronicznego składania wniosków.
- Profil Zaufany albo podpis kwalifikowany do potwierdzenia tożsamości.
- Dane osobowe, w tym numer PESEL, dane rodziców, datę i miejsce urodzenia oraz obywatelstwo.
- Środki na opłatę elektroniczną w wysokości 20 zł.
Nie opisuję tu zakładania Profilu Zaufanego. Jeśli go nie masz, należy najpierw utworzyć i potwierdzić profil zgodnie z instrukcją na oficjalnym portalu administracji publicznej.
Jak złożyć wniosek w systemie e-KRK?
Wniosek składa się jako zapytanie o udzielenie informacji o osobie. Procedura wygląda następująco:
- Wejdź do systemu e-KRK i zaloguj się na swoje konto.
- Wybierz wniosek dotyczący udzielenia informacji o osobie.
- Wskaż, że wniosek składasz jako osoba fizyczna, a następnie uzupełnij dane identyfikacyjne.
- Sprawdź poprawność numeru PESEL, imion, nazwiska, danych rodziców i pozostałych informacji. Błąd w danych może utrudnić identyfikację osoby.
- Podpisz wniosek Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.
- Opłać wniosek w systemie e-KRK. W przypadku procedury online opłata wynosi 20 zł i należy ją uiścić za pomocą płatności udostępnionej w systemie.
- Po rozpatrzeniu sprawy odbierz zaświadczenie z konta e-KRK i zapisz plik XML na komputerze lub innym nośniku danych.
Zaświadczenie jest zwykle dostępne po kilku dniach. Oficjalny termin zależy od aktualnych zasad systemu i rodzaju sprawy, dlatego po złożeniu wniosku sprawdzaj konto oraz powiadomienia. W przypadku obywatela innego państwa Unii Europejskiej weryfikacja może obejmować także informacje z rejestru karnego tego państwa, co może wydłużyć oczekiwanie.
Nie drukuj pliku XML. Elektroniczne zaświadczenie zachowuje moc jako plik opatrzony podpisem elektronicznym. Papierowa wizualizacja lub wydruk nie jest urzędowym dokumentem. Jeśli pracodawca lub urząd wymaga wersji papierowej, trzeba złożyć wniosek tradycyjny albo wcześniej ustalić, czy odbiorca przyjmie elektroniczny plik XML.
Online, osobiście czy pocztą?
Wniosek można złożyć na trzy sposoby. Różnią się kosztem, czasem oczekiwania i formą wydanego dokumentu:
| Metoda | Koszt | Czas oczekiwania | Forma dokumentu |
|---|---|---|---|
| Online przez e-KRK | 20 zł | Zwykle kilka dni, zgodnie z terminem przewidzianym dla sprawy | Plik XML z podpisem elektronicznym |
| Osobiście w punkcie KRK | 30 zł | Zwykle od ręki, w wyjątkowych sytuacjach do 7 dni | Dokument papierowy |
| Listownie | 30 zł | Do 7 dni od otrzymania wniosku przez urząd, plus czas doręczenia | Dokument papierowy |
Metoda online jest tańsza i nie wymaga wizyty w sądzie, ale wymaga obsługi podpisanego pliku elektronicznego. Wniosek osobisty może być lepszym wyborem, gdy dokument papierowy jest potrzebny natychmiast.
Co zrobić, gdy nie ma odpowiedzi?
Najpierw sprawdź status wniosku na koncie e-KRK oraz wiadomości wysłane na adres e-mail przypisany do konta. Upewnij się też, że płatność została prawidłowo zrealizowana i że wniosek został podpisany. Jeżeli po upływie wskazanego terminu nadal nie ma dokumentu ani informacji o sprawie, skontaktuj się ze wsparciem systemu e-KRK lub Krajowym Rejestrem Karnym.
Pracodawca nie powinien traktować wydruku pliku XML jako równoważnego elektronicznemu zaświadczeniu. To właśnie plik XML, a nie jego wizualizacja na papierze, jest dokumentem wydanym w postaci elektronicznej. Możesz przekazać go odbiorcy na nośniku danych albo przesłać elektronicznie, jeśli dana instytucja przyjmuje taką formę.
Jeśli potrzebujesz papierowego zaświadczenia, wybierz punkt informacyjny KRK lub drogę pocztową. W tych przypadkach obowiązuje opłata 30 zł, a dokument jest wydawany w formie papierowej.
W szczególnych przypadkach wolontariusz ubiegający się o funkcję wychowawcy lub kierownika wypoczynku dla dzieci i młodzieży może zostać zwolniony z opłaty. Do wniosku należy wtedy dołączyć pismo organizatora potwierdzające cel uzyskania zaświadczenia.
