Czym jest porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy?

Jedna zmiana w umowie o pracę potrafi całkowicie odmienić twoją sytuację w firmie. Często dzieje się to przez dokument nazwany porozumieniem zmieniającym. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy, jak działa i na co uważać, gdy je podpisujesz.

Czym jest porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy?

Porozumienie zmieniające to pisemne uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem, które modyfikuje wcześniej ustalone warunki zatrudnienia. Jest to dwustronna czynność prawna, a więc wymaga zgody obu stron. Ani pracodawca, ani pracownik nie mogą go narzucić jednostronnie, w przeciwieństwie do wypowiedzenia zmieniającego.

W Kodeksie pracy nie znajdziesz przepisu, który wprost opisuje porozumienie zmieniające. Podstawą jest tu art. 353(1) Kodeksu cywilnego, czyli zasada swobody umów stosowana do stosunku pracy. Strony mogą zmodyfikować niemal każdy element umowy o pracę, o ile nie naruszają przepisów prawa pracy ani natury stosunku pracy.

Porozumienie a aneks do umowy

W praktyce porozumienie zmieniające często nazywa się po prostu aneksem do umowy. To ten sam dokument, tylko używa się potocznej nazwy. Ważne jest nie to, jak go nazwiemy, ale co dokładnie zmienia w umowie i od kiedy zacznie obowiązywać.

Aneks może dotyczyć każdej umowy o pracę: na okres próbny, czas określony czy czas nieokreślony. Może zmienić zarówno pojedynczy zapis, jak i kilka elementów jednocześnie. Strony mogą też zdecydować, że nowe warunki będą działały tylko przez jakiś czas, na przykład przez kilka miesięcy, albo bezterminowo.

Kiedy porozumienie jest ważne?

Porozumienie jest ważne, gdy obie strony składają zgodne oświadczenia woli. Musi jasno wskazywać, które postanowienia umowy zostają zmienione, dodane lub usunięte. Warto wskazać konkretną datę, od której nowe warunki zaczną obowiązywać, bo w razie jej braku przyjmuje się, że zmiany działają od dnia podpisania porozumienia.

Przepisy dopuszczają także formę ustną, ale w stosunkach pracy przyjmuje się, że forma pisemna jest standardem. Ułatwia to późniejsze dowodzenie, jakie ustalenia zapadły. Jeśli jedna ze stron nie podpisze porozumienia, nie dochodzi do zmiany umowy. Sam projekt aneksu bez zgody drugiej strony nie ma skutku prawnego.

Co można zmienić na mocy porozumienia zmieniającego?

Porozumienie zmieniające może dotyczyć praktycznie każdego istotnego elementu umowy o pracę. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 sierpnia 1980 r. (PR 52/80) potwierdził nawet, że możliwa jest zmiana umowy na czas nieokreślony na umowę na czas określony, jeśli obie strony się na to godzą.

W praktyce najczęściej porozumienia obejmują takie obszary jak czas pracy, płaca, miejsce pracy czy rodzaj umowy. Zmiany mogą działać zarówno na korzyść, jak i na niekorzyść pracownika, o ile świadomie wyrazi on zgodę.

Zmiana warunków pracy

Porozumienie zmieniające bardzo często dotyka samej organizacji pracy. Chodzi np. o przeniesienie do innego działu, zmodyfikowanie zakresu obowiązków czy zmianę miejsca wykonywania pracy. W przypadku zamknięcia konkretnej placówki pracodawca może zaproponować pracownikowi pracę w innym punkcie i wprowadzić to właśnie aneksem.

Do najczęściej modyfikowanych elementów związanych z pracą należą między innymi:

• zmiana stanowiska lub zakresu obowiązków,
• zmiana miejsca wykonywania pracy (inna ulica, miasto, oddział),
• zmiana wymiaru etatu, np. z pełnego na 1/2 etatu lub odwrotnie,
• wprowadzenie innego systemu czasu pracy, np. pracy zmianowej lub równoważnego systemu czasu pracy.

Warto podkreślić, że zmiany w rodzaju pracy czy miejscu jej wykonywania nie mogą prowadzić do obejścia prawa. Nie da się więc porozumieniem zmieniającym „zamienić” stosunku pracy na umowę o dzieło, jeśli w rzeczywistości nadal wykonywana jest praca podporządkowana.

Zmiana warunków płacy

Porozumienie zmieniające bardzo często służy także do modyfikacji wynagrodzenia. Może chodzić o podwyżkę, ale także o obniżenie pensji, jeśli z jakiegoś powodu oczekuje tego pracownik (np. w związku z limitem dorabiania do emerytury) albo zgadza się na to z innych względów.

Zakres zmian w obszarze płac bywa szeroki. W ramach aneksu można zmienić wysokość wynagrodzenia zasadniczego, usunąć lub dodać określone dodatki, np. premię miesięczną, dodatek funkcyjny czy stażowy. Możliwa jest też zmiana sposobu rozliczania, na przykład przejście z wynagrodzenia godzinowego na miesięczne.

Zmiana rodzaju umowy

Porozumienie zmieniające pozwala także zmodyfikować sam rodzaj umowy o pracę. Pracodawca i pracownik mogą wspólnie zdecydować, że umowa na okres próbny zamieni się w umowę na czas określony albo nieokreślony, bez konieczności czekania na jej wygaśnięcie i podpisywania nowego kontraktu.

Zdarza się też odwrotna sytuacja. Strony decydują się zmienić umowę na czas nieokreślony na umowę terminową, na przykład w związku ze zmianą modelu zatrudnienia. Takie działanie jest dopuszczalne, jeśli nie prowadzi do obejścia przepisów, a pracownik rzeczywiście godzi się na nowy typ umowy i ma świadomość konsekwencji.

Czym porozumienie zmieniające różni się od wypowiedzenia zmieniającego?

Wypowiedzenie zmieniające regulowane w art. 42 § 1 Kodeksu pracy to jednostronna czynność pracodawcy. Różni się tym od porozumienia, że zmienia warunki zatrudnienia bez wcześniejszego uzgodnienia z pracownikiem. Pracownik może nowe warunki przyjąć albo je odrzucić, ale nie negocjuje ich treści na równych zasadach.

Wypowiedzenie zmieniające wręcza się na piśmie z podaniem przyczyny, zachowaniem okresów wypowiedzenia i pouczeniem o prawie odwołania do sądu pracy. Dokument musi też zawierać propozycję nowych warunków oraz informację o terminie, w którym pracownik może odmówić ich przyjęcia. Jeśli w piśmie zabraknie pouczenia o połowie okresu wypowiedzenia, pracownik ma czas na odmowę aż do końca wypowiedzenia.

Odmowa przyjęcia nowych warunków przez pracownika prowadzi do rozwiązania umowy po upływie okresu wypowiedzenia. Gdy pracownik nie złoży oświadczenia o odmowie, przyjmuje się, że wyraził zgodę na propozycję pracodawcy i po upływie wypowiedzenia zaczynają go wiązać nowe warunki.

Jeśli pracownik odrzuci wypowiedzenie zmieniające, umowa rozwiązuje się z końcem okresu wypowiedzenia, a samo wypowiedzenie zmieniające zamienia się w wypowiedzenie definitywne.

Warto dodać, że istnieje jeszcze instytucja czasowego powierzenia innej pracy na podstawie uzasadnionych potrzeb pracodawcy. W takim przypadku nie dochodzi do zmiany umowy o pracę, a pracownik może wykonywać inną pracę maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym, przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia i z poszanowaniem jego kwalifikacji.

Jak przygotować porozumienie zmieniające w praktyce?

Porozumienie zmieniające może wydawać się prostym dokumentem, ale od jego treści zależy twoja codzienność w pracy. Dlatego warto dopracować je pod kątem formalnym i merytorycznym, niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą, czy pracownikiem.

Zanim podpiszesz aneks, dobrze jest zadać sobie jedno pytanie: czy po jego wejściu w życie rzeczywiste warunki zatrudnienia będą dokładnie takie, jak zostały opisane w dokumencie. Rozbieżności między praktyką a treścią umowy często prowadzą później do sporów.

Co powinno zawierać porozumienie?

Dobrze przygotowane porozumienie zmieniające powinno być jasne i precyzyjne. Brak konkretów może powodować problemy przy rozliczaniu czasu pracy czy wynagrodzenia. Pracownik powinien dokładnie wiedzieć, co się zmienia, od kiedy i na jak długo.

W praktyce przy sporządzaniu aneksu warto upewnić się, że dokument obejmuje między innymi:

• oznaczenie stron, datę i miejsce zawarcia porozumienia,
• wskazanie umowy, której porozumienie dotyczy (data i rodzaj umowy),
• dokładny opis tego, który paragraf lub punkt umowy ulega zmianie,
• wskazanie daty, od której zaczynają obowiązywać nowe warunki oraz informację, czy zmiana jest czasowa, czy bezterminowa.

Przy zmianach korzystnych dla pracownika zwykle nie ma problemu z uzyskaniem podpisu. Jeśli jednak dokument przewiduje obniżenie wynagrodzenia czy ograniczenie etatu, szczególnie istotne jest wyjaśnienie powodów zmiany i sprawdzenie, czy nowe warunki nie naruszają minimalnych standardów prawa pracy.

Jak negocjować treść porozumienia?

Negocjacje przy porozumieniu zmieniającym nie muszą mieć formalnego charakteru. Często to zwykła rozmowa przełożonego z pracownikiem, a dopiero później spisanie uzgodnień. Mimo to warto, aby obie strony jasno przedstawiły swoje oczekiwania i ograniczenia.

Gdy projekt porozumienia budzi wątpliwości, rozsądne jest zadanie kilku dodatkowych pytań, na przykład o wpływ zmian na premie, godziny nadliczbowe czy świadczenia dodatkowe. W wielu firmach przy okazji ustalania nowych warunków porządkuje się także inne zapisy umowy, co może być dobrym momentem na doprecyzowanie niejasnych dotąd kwestii.

Brak reakcji pracownika na propozycję wypowiedzenia zmieniającego oznacza zgodę, ale w przypadku porozumienia zmieniającego zmiana nastąpi dopiero po aktywnym podpisaniu dokumentu przez pracownika.

Wniosek pracownika o bardziej przewidywalne warunki pracy

Od pewnego czasu pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym złożyć wniosek o zmianę warunków zatrudnienia. Dotyczy to zarówno zmiany rodzaju umowy na czas nieokreślony, jak i zapewnienia bardziej przewidywalnych oraz bezpiecznych warunków pracy.

Taki wniosek może obejmować np. przejście z umowy terminowej na bezterminową, zmianę rodzaju pracy czy zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego etatu. Dokument można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej, co w wielu firmach ułatwia posługiwanie się systemami kadrowo-płacowymi.

Pracodawca powinien uwzględnić wniosek w miarę swoich możliwości organizacyjnych i finansowych. Ma obowiązek udzielić odpowiedzi w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku, biorąc pod uwagę zarówno potrzeby firmy, jak i sytuację pracownika. W razie odmowy musi wskazać przyczynę, a odpowiedź może mieć formę papierową lub elektroniczną.

Do stażu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się także okres pracy u poprzedniego pracodawcy, jeśli doszło do przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, albo gdy nowy podmiot jest następcą prawnym na podstawie odrębnych przepisów. Ma to duże znaczenie dla pracowników przejmowanych przy fuzjach, przejęciach czy restrukturyzacjach, bo szybciej uzyskują prawo do złożenia takiego wniosku.