Aneks do umowy najmu okazjonalnego – jak go sporządzić?

Podpisałeś umowę najmu okazjonalnego i zastanawiasz się, jak ją zmienić bez ryzyka utraty ochrony prawnej? Chcesz przedłużyć najem mieszkania albo zmienić czynsz w sposób bezpieczny dla obu stron? Z tego artykułu dowiesz się, jak sporządzić aneks do umowy najmu okazjonalnego, żeby był ważny i czytelny.

Czym jest aneks do umowy najmu okazjonalnego?

Aneks to pisemna zmiana już istniejącej umowy, a nie nowy kontrakt. W przypadku najem okazjonalny ma to duże znaczenie, bo cała konstrukcja tej umowy opiera się na szczególnych wymogach z ustawy o ochronie praw lokatorów. Aneks jest więc integralną częścią umowy, jakby dokument był podpisywany w kilku turach w różnych momentach trwania najmu.

Podstawowa zasada jest prosta. Umowa najmu okazjonalnego musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności, więc aneks także. Umowa może być zawarta tylko na czas oznaczony i nie dłużej niż na 10 lat. Jeżeli aneks przedłuża czas trwania najmu, nie może spowodować, że okres obowiązywania całej umowy przekroczy ten dopuszczalny limit. To częsty błąd właścicieli, którzy wynajmują lokal długoterminowo i „doklejają” kolejne lata bez liczenia całości.

Kiedy warto podpisać aneks?

Czy każda zmiana w relacji wynajmujący–najemca wymaga aneksu? Niekoniecznie. Aneks jest potrzebny wtedy, gdy strony chcą zmienić treść samej umowy, czyli dokumentu podpisanego na początku. Chodzi o sytuacje, w których stare postanowienia przestają pasować do realiów korzystania z lokalu, a potrzebny jest nowy, jasny zapis.

W praktyce przy najmie okazjonalnym aneks stosuje się zwłaszcza wtedy, gdy:

• przedłużasz czas trwania umowy na kolejny okres,
• zmieniasz wysokość czynszu lub innych opłat oraz terminy płatności,
• modyfikujesz zakres korzystania z lokalu, na przykład dopuszczasz prowadzenie cichej działalności,
• ustalasz inne zasady drobnych napraw i odpowiedzialności za usterki,
• zmienia się skład osób zamieszkujących lokal, a chcesz to jasno uregulować.

Ustalenia przekazywane wyłącznie ustnie (na przykład zgoda na trzymanie małego psa) nie zawsze muszą od razu trafiać do aneksu. Jeśli jednak wpływają na opłaty, zakres odpowiedzialności, czas trwania najmu lub inne ważne elementy, lepiej przenieść je na papier. Pisemny aneks daje możliwość łatwego udowodnienia ustaleń przed sądem lub urzędem.

Jakie zmiany można wprowadzić?

Aneks do umowy najmu okazjonalnego może dotyczyć w zasadzie każdego postanowienia umowy. Można zmienić czynsz, termin płatności, zasady podnajmu, doprecyzować sposób rozliczania mediów czy wprowadzić nowe zabezpieczenia. Warunek jest jeden – zmiany nie mogą być sprzeczne z przepisami bezwzględnie obowiązującymi, w szczególności z ustawą o ochronie praw lokatorów oraz Kodeksem cywilnym.

Nie można więc „przy okazji” aneksu wyłączyć uprawnień najemcy w sposób zakazany przez ustawę ani tworzyć mechanizmów wypowiedzenia zupełnie niezgodnych z prawem. Jeżeli w aneksie pojawią się postanowienia sprzeczne z prawem, mogą zostać uznane za niewiążące, a w skrajnych przypadkach podważyć sens całej zmiany. Właśnie dlatego przy większych modyfikacjach warto skonsultować treść aneksu z prawnikiem zajmującym się prawem najmu.

Jak sporządzić aneks do umowy najmu okazjonalnego?

Dobrze napisany aneks musi w prosty sposób odpowiadać na dwa pytania: jakiej umowy dotyczy i co dokładnie zmienia. Nie ma jednego urzędowego wzoru, ale praktyka rynku najmu mieszkaniowego wypracowała dość stały schemat, który warto powtarzać. Dokument ma być czytelny zarówno dla stron, jak i dla sądu, notariusza czy urzędnika skarbowego.

Aneks do umowy najmu okazjonalnego powinien pozwalać bez trudu ustalić, które paragrafy umowy pierwotnej przestają obowiązywać, a jakie brzmienie wchodzą w ich miejsce.

Jakie elementy powinien zawierać aneks?

Treść aneksu nie jest sztywno uregulowana, ale pewne elementy warto powtarzać w każdym dokumencie. Dzięki temu unikasz wątpliwości, do której umowy się odnosisz i od kiedy mają obowiązywać nowe zasady.

W typowym aneksie do umowy najmu okazjonalnego powinny znaleźć się w szczególności:

• nagłówek w stylu „Aneks nr … do umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego”,
• data i miejsce sporządzenia aneksu,
• dokładne oznaczenie umowy pierwotnej, w tym data, miejsce jej zawarcia i adres lokalu,
• pełne dane stron oraz ewentualnych współnajemców,
• precyzyjny opis wprowadzanych zmian, na przykład nowe brzmienie paragrafu o czasie trwania umowy,
• klauzula porządkująca typu „pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian”,
• informacja, od jakiego dnia obowiązują zmiany opisane w aneksie,
• wzmianka o liczbie egzemplarzy i podpisy wszystkich stron.

Przy aneksie przedłużającym najem warto jasno wskazać nową datę zakończenia umowy oraz łączny okres trwania stosunku najmu. Ułatwi to kontrolę limitu 10 lat, którego wymaga ustawa o ochronie praw lokatorów. W wielu przypadkach strony decydują się też doprecyzować w aneksie sposób rozliczenia kaucji po nowym terminie zakończenia umowy.

Jak opisać zmiany w aneksie?

Zamiast ogólnych sformułowań w rodzaju „strony zmieniają warunki najmu” lepiej wskazywać konkretny paragraf i jego nowe brzmienie. Można zrobić to na dwa sposoby. Albo przepisać w aneksie cały zmieniany paragraf w nowej treści, albo dodać nowe ustępy, wyraźnie zaznaczając, które postanowienie traci moc.

Przydatne są sformułowania typu „§ 3 umowy otrzymuje następujące brzmienie” albo „w § 4 dodaje się ust. 5 o treści…”. Taki sposób redagowania doceniają nie tylko sądy, ale też doradcy podatkowi, którzy później analizują dokumenty przy rozliczeniu najmu. Krótkie i precyzyjne zdania ograniczają ryzyko różnych interpretacji.

Jak zachować formę pisemną?

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, co wprost wynika z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów. Oznacza to, że ustna zmiana czynszu czy przedłużenie umowy nie będą prawnie skuteczne, jeśli nie zostaną przeniesione do pisemnego aneksu. Taki aneks musi być podpisany przez wszystkie strony umowy, czyli także przez współnajemców.

Nie ma natomiast obowiązku, aby sam aneks był sporządzony w formie aktu notarialnego. Taka forma jest wymagana tylko w odniesieniu do oświadczenia o poddaniu się egzekucji, które najemca składa u notariusza na podstawie art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c. Jeżeli aneks wpływa na elementy powiązane z tym oświadczeniem, na przykład zmienia czas trwania umowy, w praktyce często trzeba sporządzić nowe oświadczenie u notariusza, o czym szerzej poniżej.

Aneks a oświadczenia i załączniki przy najmie okazjonalnym

Najem okazjonalny opiera się na pakiecie dodatkowych dokumentów: oświadczeniu najemcy w formie aktu notarialnego, wskazaniu innego lokalu do wyprowadzki oraz zgodzie właściciela lokalu zastępczego. Zmiana samej umowy przez aneks wpływa więc na cały ten zestaw. Za każdym razem trzeba zadać sobie pytanie, czy nowa treść umowy mieści się w pierwotnych oświadczeniach, czy jednak wymaga ich aktualizacji.

Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji

Najemca składa przed notariuszem oświadczenie, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu po zakończeniu najmu. Dokument ten jest tytułem egzekucyjnym, który później, po nadaniu klauzuli wykonalności, pozwala szybko przeprowadzić eksmisję. W praktyce notariusze wpisują w treści oświadczenia konkretną datę zakończenia stosunku najmu.

W teorii można by oprzeć się na jednym oświadczeniu także po przedłużenie umowy aneksem, jeśli w akcie notarialnym nie ma daty końcowej, a jedynie odniesienie do zdarzenia, na przykład wypowiedzenia. W praktyce notariusze bardzo rzadko akceptują takie rozwiązanie. Zazwyczaj żądają wskazania konkretnej daty zakończenia najmu, a sądy równie ostrożnie podchodzą do aktów bez tego elementu.

Dla bezpieczeństwa wynajmującego i przejrzystości całej relacji przy przedłużaniu umowy najmu okazjonalnego warto sporządzić nowe oświadczenie o poddaniu się egzekucji z aktualną datą końcową.

Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego

Osoba zgadzająca się przyjąć najemcę do swojego mieszkania składa odrębne oświadczenie, często z notarialnym poświadczeniem podpisu. Przy jego składaniu ma przed oczami określone warunki umowy najmu okazjonalnego, w tym czas jej trwania. Jeżeli aneks wydłuża ten okres, pojawia się pytanie, czy pierwotna zgoda właściciela lokalu zastępczego obejmuje także nowy czas.

W praktyce przyjmuje się, że gotowość przyjęcia najemcy dotyczy okresu maksymalnie równego czasowi trwania umowy opisanej w oświadczeniu. Gdy najem ma trwać dłużej, bezpieczniej jest uzyskać nowe oświadczenie właściciela lokalu zastępczego. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy zmienia się także skład osób mieszkających w lokalu lub gdy lokal zastępczy ma nowego właściciela.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do Urzędu Skarbowego

Umowa najmu okazjonalnego musi zostać zgłoszona do Urząd Skarbowy w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Zgłoszenie dotyczy samej umowy, nie każdego późniejszego aneksu. Zmiana umowy przez aneks, w tym jej przedłużenie, co do zasady nie wymaga ponownego zgłoszenia do urzędu.

Trzeba jednak zachować spójność między treścią umowy a rozliczeniami podatkowymi. Jeżeli aneks zmienia wysokość czynszu, warto mieć go zawsze pod ręką przy ewentualnej kontroli, aby pokazać, z czego wynika różnica w przychodach z najmu. Przy większej liczbie lokali i kilku aneksach bieżące porządkowanie dokumentów bardzo ułatwia życie.

Dla porządku można zestawić najczęstsze rodzaje zmian z typową praktyką dotyczącą oświadczeń i załączników:

Kiedy aneks do najmu okazjonalnego może być nieważny?

Najczęstszy problem to brak formy pisemnej. Strony umawiają się „na słowo”, że umowa ma trwać dłużej, że czynsz rośnie od konkretnej daty albo że jedna osoba przestaje być najemcą. Przy zwykłym najmie bywa to jeszcze do obrony, ale przy najmie okazjonalnym ustna zmiana postanowienia wymagającego formy pisemnej jest z reguły bezskuteczna.

Warto zebrać w jednym miejscu najczęstsze sytuacje, w których aneks może okazać się nieważny lub wywołać tylko częściowe skutki:

1. aneks został sporządzony ustnie, choć ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności,
2. przedłużenie umowy aneksem powoduje przekroczenie limitu 10 lat trwania najmu okazjonalnego,
3. postanowienia aneksu są sprzeczne z ustawą o ochronie praw lokatorów lub Kodeksem cywilnym,
4. aneks zmienia sytuację prawną lokalu wchodzącego w skład majątku wspólnego, bez zgody drugiego małżonka,
5. zmienia się krąg najemców, a aneks nie został podpisany przez wszystkie osoby, które mają być stronami umowy.

Art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego jasno wskazuje, że zmiana umowy wymaga takiej samej formy, jaką przewidziano dla jej zawarcia. Jeśli więc umowa najmu okazjonalnego była podpisana na piśmie przez dwoje małżonków jako współwłaścicieli, aneks podpisany tylko przez jednego z nich może zostać podważony. Podobny problem pojawia się przy „wypisywaniu” jednego współnajemcy lub dopisywaniu nowego – w wielu przypadkach sprawniej i bezpieczniej jest zawrzeć nową umowę niż próbować łatać starą serią aneksów.

Przykładowe zapisy do aneksu – na co zwrócić uwagę?

Wielu właścicieli mieszkań korzysta z gotowych wzorów, ale dopiero umiejętne uzupełnienie ich o własne dane daje dobry efekt. Niezależnie od wzoru warto zadbać, by w aneksie nie zabrakło podstawowych informacji: oznaczenia umowy, stron, lokalu i daty wejścia zmian w życie. Dobrze jest też zadbać o spójną numerację paragrafów, szczególnie gdy to kolejny aneks do tej samej umowy.

Przy formułowaniu treści aneksu możesz skorzystać z prostych i zrozumiałych sformułowań, na przykład:

• „Strony zgodnie postanawiają, że § 3 ust. 1 umowy otrzymuje następujące brzmienie: Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony do dnia …”.
• „W § 4 dodaje się ust. 5 o treści: Od dnia … miesięczny czynsz najmu wynosi … zł, płatny do dnia … każdego miesiąca”.
• „Pozostałe postanowienia umowy najmu okazjonalnego z dnia … pozostają bez zmian”.
• „Aneks wchodzi w życie z dniem jego podpisania przez obie strony”.
• „Aneks sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron”.

Przy bardziej złożonych sytuacjach, na przykład wymianie jednego ze współnajemców czy zmianie lokalu zastępczego połączonej z przedłużeniem najmu, warto pokazać dokument prawnikowi zajmującemu się rynkiem nieruchomości. Jedna precyzyjna poprawka w treści aneksu może później zadecydować o tym, czy wynajmujący będzie mógł skutecznie skorzystać z aktu notarialnego z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji, czy też cała procedura eksmisji okaże się dużo dłuższa i droższa.