Oświadczenie dla celów podatkowych i ubezpieczenia ZUS do umowy zlecenia/dzieło

Podpisujesz umowę zlecenia lub o dzieło i słyszysz, że musisz wypełnić oświadczenie dla celów podatkowych i ZUS? Z tego artykułu dowiesz się, jakie dane trzeba w nim podać i po co są potrzebne. Dzięki temu wypełnisz dokument spokojnie i bez błędów.

Czym jest oświadczenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych?

Przy umowie zlecenia i umowie o dzieło zlecający zwykle nie prowadzi pełnych akt osobowych tak jak przy umowie o pracę. Brak takich akt nie zwalnia jednak z obowiązku prawidłowego rozliczenia podatku i składek ZUS. Dlatego zleceniobiorca wypełnia oświadczenie na cele podatkowe i składkowe, w którym przekazuje wszystkie dane potrzebne działowi kadr lub księgowości.

Dokument ten wypełnia się najczęściej przed podpisaniem pierwszej umowy lub przy każdej nowej współpracy, jeśli sytuacja życiowa zleceniobiorcy się zmieniła. W praktyce jest to jedna, rozbudowana karta z danymi osobowymi, informacjami o statusie ubezpieczeniowym oraz danymi podatkowymi, na podstawie których pracodawca rozlicza składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.

Za treść oświadczenia odpowiada zleceniobiorca, a poprawność rozliczeń składkowych i podatkowych zależy bezpośrednio od rzetelności przekazanych informacji.

Jakie dane osobowe powinno zawierać oświadczenie?

Bez kompletu danych osobowych nie da się prawidłowo sporządzić ani umowy, ani zgłoszeń do ZUS czy urzędu skarbowego. Część informacji służy identyfikacji osoby, a część opisuje jej sytuację ubezpieczeniową oraz zawodową. Wiele firm stosuje własne wzory, ale zakres informacji jest bardzo zbliżony.

Dane identyfikacyjne zleceniobiorcy

Na początku oświadczenia pojawiają się klasyczne dane identyfikujące zleceniobiorcę. Bez nich nie powstanie poprawna umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Chodzi o dane, które pozwalają jasno powiązać przyszłe rozliczenia z konkretną osobą, niezależnie od liczby zawieranych w roku umów.

Najczęściej pracodawca wymaga w oświadczeniu takich danych jak:

• imię lub imiona oraz nazwisko,
• data i miejsce urodzenia,
• adres zamieszkania,
• adres zameldowania, jeśli jest inny niż zamieszkania,
• numer PESEL lub inny identyfikator podatkowy,
• obywatelstwo,
• numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia.

Warto też dodać numer telefonu lub adres e-mail, choć nie jest to wymóg prawa, ale ułatwia kontakt w sprawach związanych z rozliczeniami. Pola te często pojawiają się w nowoczesnych wzorach oświadczeń kadrowych, bo pozwalają szybko wyjaśnić ewentualne wątpliwości co do danych.

Informacje o ubezpieczeniu i sytuacji zawodowej

Druga grupa danych dotyczy sytuacji ubezpieczeniowej i innych źródeł przychodu. W tym miejscu zleceniobiorca pokazuje, z jakich tytułów ma już opłacane ubezpieczenia społeczne albo zdrowotne. To na tej podstawie zleceniodawca ocenia, jakie składki z danej umowy są obowiązkowe, a które mogą być dobrowolne.

Typowe informacje w tym fragmencie oświadczenia to między innymi:

• oddział NFZ właściwy ze względu na adres zamieszkania,
• informacja o przyznanej emeryturze lub rencie wraz z numerem decyzji i datą nabycia prawa do świadczenia,
• orzeczenie o niepełnosprawności razem ze stopniem i datą obowiązywania orzeczenia,
• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę z podaniem okresu trwania i wysokości wynagrodzenia brutto,
• informacja, czy zleceniobiorca jest na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym u innego pracodawcy,
• zawieranie innych umów zlecenia, umów agencyjnych lub umów o pracę nakładczą wraz z informacją, czy z tych tytułów opłacane są ubezpieczenia społeczne i jaki przychód z nich wynika,
• objęcie ubezpieczeniami z innych tytułów, na przykład KRUS lub działalności gospodarczej,
• status ucznia lub studenta z podaniem szkoły lub uczelni,
• rejestracja jako osoba bezrobotna w urzędzie pracy.

Na końcu tej części powinno znaleźć się też miejsce na zaznaczenie, czy zleceniobiorca chce przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, jeśli z tytułu danej umowy podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Brak takiej deklaracji oznacza zwykle rezygnację z chorobowego i późniejszy brak prawa do zasiłku chorobowego z tej umowy.

To właśnie informacje o innych tytułach do ubezpieczeń decydują, czy ze zlecenia trzeba opłacać pełne składki społeczne, tylko zdrowotną, czy tylko rozliczyć podatek dochodowy.

Jak na podstawie oświadczenia ustalić składki ZUS?

Rozliczanie składek przy umowach cywilnoprawnych zależy od tego, czy zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczeń, ile zarabia z różnych źródeł oraz jaki ma status na rynku pracy. Te informacje zbiera się właśnie w oświadczeniu. Dzięki temu zleceniodawca może prawidłowo zgłosić daną osobę do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Dla lepszego zobrazowania przydaje się prosta tabela z typowymi statusami zleceniobiorców:

Gdy ze zlecenia wynikają obowiązkowe ubezpieczenia społeczne, oświadczenie powinno zawierać wyraźną zgodę lub brak zgody na objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Jeśli natomiast zleceniobiorca ma tylko zdrowotne, bo pełne składki społeczne opłacane są z innego tytułu, oświadczenie może zawierać wolę przystąpienia do dobrowolnych składek emerytalnych i rentowych. W takim przypadku włącza się automatycznie ubezpieczenie wypadkowe.

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe

Ubezpieczenie chorobowe przy umowie zlecenia nie zawsze jest obowiązkowe. Staje się możliwe dopiero wtedy, gdy ze zlecenia występują obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oświadczenie powinno mieć osobne pole, w którym zleceniobiorca zaznacza, czy chce przystąpić do tego ubezpieczenia.

Decyzja w tej sprawie wpływa na prawo do zasiłku chorobowego czy świadczeń z tytułu opieki nad chorym dzieckiem. Składka chorobowa podnosi koszt całkowity, ale daje zabezpieczenie na wypadek niezdolności do pracy. W praktyce wiele osób świadomie ją wybiera, szczególnie gdy ich główne dochody pochodzą właśnie z umowy zlecenia.

Dobrowolne składki emerytalne i rentowe

Zdarza się, że ze zlecenia trzeba opłacić tylko składkę zdrowotną, na przykład gdy ktoś ma już pełne ubezpieczenia społeczne z umowy o pracę. W takiej sytuacji może on dobrowolnie zgłosić się także do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych z tytułu zlecenia. Oświadczenie powinno przewidywać miejsce na taką deklarację.

Po zaznaczeniu chęci opłacania dobrowolnych składek emerytalno-rentowych ze zlecenia pojawia się jednocześnie obowiązek opłacania ubezpieczenia wypadkowego. W efekcie rośnie łączny koszt umowy, ale zleceniobiorca zwiększa swój kapitał emerytalny oraz ochronę w razie wypadku przy pracy. Wiele osób wybiera takie rozwiązanie w okresach intensywnej pracy na zleceniach.

Jakie informacje podatkowe musi podać zleceniobiorca?

Oprócz danych do ZUS oświadczenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych zawiera część podatkową. Na jej podstawie rozlicza się zaliczki na podatek dochodowy PIT, stosuje ewentualne zwolnienia oraz koszty uzyskania przychodów. Błędne dane mogą skończyć się niedopłatą lub nadpłatą podatku, dlatego warto przejść przez ten fragment bardzo uważnie.

Urząd skarbowy i rezydencja podatkowa

Podstawą jest wskazanie właściwego urzędu skarbowego. W większości przypadków będzie to urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania zleceniobiorcy. W oświadczeniu wpisuje się zwykle nazwę i adres urzędu albo przynajmniej jego nazwę i miejscowość.

Osoby, które nie mieszkają na stałe w Polsce, muszą dodatkowo określić swoją rezydencję podatkową. Służy do tego certyfikat rezydencji, czyli dokument wydany przez administrację podatkową innego państwa. Dane z certyfikatu pozwalają zastosować umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i prawidłowo rozliczyć PIT od umów zlecenia lub dzieło zawieranych z cudzoziemcami.

Ulgi podatkowe i koszty autorskie

Coraz częściej oświadczenia dla zleceniobiorców obejmują także informacje o korzystaniu z ulg podatkowych. Osoba poniżej 26. roku życia może korzystać ze zwolnienia z PIT, ale ma również prawo z niego zrezygnować. W oświadczeniu pojawia się więc pole, w którym młody zleceniobiorca zaznacza, czy chce stosować zwolnienie, czy woli, by pobierane były zaliczki na podatek.

Istotne są też dane o stosowaniu 50% kosztów uzyskania przychodu przy przeniesieniu praw autorskich. Jeśli w umowie zlecenia lub o dzieło przewidziano przeniesienie praw, oświadczenie może zawierać informację o dotychczas wykorzystanym limicie kosztów autorskich w danym roku. Dzięki temu zleceniodawca wie, czy może zastosować podwyższone koszty, czy limit został już wyczerpany u innych płatników.

W praktyce w części podatkowej oświadczenia pojawiają się więc między innymi takie pola:

• wskazanie, czy stosować zwykłe koszty 20%, czy koszty autorskie 50%,
• informacja o dotychczasowym wykorzystaniu limitu kosztów autorskich,
• zgoda lub brak zgody na stosowanie zwolnienia z PIT dla osób do 26 lat,
• ewentualne oświadczenie o złożeniu formularza PIT-2 u tego płatnika.

Dobrze przygotowany wzór pozwala zebrać wszystkie dane w jednym miejscu. Dzięki temu zleceniobiorca nie musi co chwilę dopisywać nowych informacji, a dział kadr ma jasny obraz sytuacji podatkowej danej osoby.

Jak przygotować wzór oświadczenia i jak je przechowywać?

Wzór oświadczenia dla celów podatkowych i składkowych można przygotować samodzielnie albo wykorzystać gotowe formularze, na przykład generowane w systemach kadrowo‑płacowych. Najważniejsze, aby dokument obejmował dane identyfikacyjne, część ubezpieczeniową oraz podatkową, a na końcu zawierał czytelną zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wiele firm dodaje też krótką informację o odpowiedzialności zleceniobiorcy za prawdziwość podanych danych.

Przy tworzeniu własnego wzoru przydaje się prosta sekwencja działań, która porządkuje treść formularza:

1. Ustalenie, jakie dane osobowe są konieczne do sporządzenia umów i dokumentów ZUS.
2. Spisanie wszystkich informacji ubezpieczeniowych, które wpływają na obowiązek składek ze zlecenia.
3. Dodanie części podatkowej z urzędem skarbowym, rezydencją i ulgami.
4. Wprowadzenie pól do zaznaczenia decyzji o dobrowolnych ubezpieczeniach.
5. Zamieszczenie klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z miejscem na podpis.

W dobie elektronicznych akt osobowych coraz popularniejsze jest generowanie oświadczeń bezpośrednio w systemie kadrowym. Program wypełnia część danych automatycznie na podstawie wcześniej zapisanych informacji o zleceniobiorcy, a resztę dopisuje sama zainteresowana osoba. Gotowy dokument przechowuje się w dokumentacji pracowniczej lub w dedykowanym zbiorze dokumentów dotyczących umów cywilnoprawnych.

Oświadczenie podatkowo‑składkowe powinno zawsze zawierać wyraźną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, aby ich wykorzystanie do rozliczeń było zgodne z przepisami RODO.