Czy akt zgonu można odebrać w każdym urzędzie?

Stoisz przed formalnościami po śmierci bliskiej osoby i zastanawiasz się, gdzie załatwić akt zgonu? Wątpliwości budzi zwłaszcza to, czy dokument odbierzesz w dowolnym mieście. Z tego tekstu dowiesz się, kiedy musisz iść do konkretnego urzędu, a kiedy możesz wybrać ten, który masz najbliżej.

Czym jest akt zgonu i kiedy powstaje?

Akt zgonu to wpis w księdze stanu cywilnego, który potwierdza śmierć danej osoby. Tworzy go kierownik Urzędu Stanu Cywilnego na podstawie karty zgonu wystawionej przez lekarza. Na tej podstawie urząd unieważnia dowód osobisty zmarłego i wyrejestrowuje go z miejsca stałego lub czasowego pobytu.

Zgon trzeba zgłosić w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu. Jeśli śmierć wynika z choroby zakaźnej albo skażenia biologicznego czy promieniotwórczego, zgłoszenie powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 24 godzin. Bez rejestracji zgonu w USC nie da się legalnie zorganizować pogrzebu ani załatwić dalszych spraw urzędowych.

Sam oryginał aktu jest częścią księgi stanu cywilnego, więc rodzina nie otrzymuje „oryginału”, ale jego odpis. Odpis ma pełną moc prawną i to właśnie ten dokument okazujesz w ZUS, banku czy u notariusza. W chwili sporządzenia aktu urząd wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony albo zupełny.

Oryginał aktu zgonu zawsze zostaje w księdze stanu cywilnego, a w obiegu używasz wyłącznie jego odpisów.

Gdzie trzeba zgłosić zgon i odebrać pierwszy akt zgonu?

Najwięcej wątpliwości pojawia się przy pierwszym kontakcie z urzędem. Zgon zgłasza się wyłącznie w USC właściwym dla miejsca zgonu, czyli tam, gdzie faktycznie nastąpiła śmierć, a nie tam, gdzie zmarły mieszkał. Jeśli ktoś umrze w szpitalu w innym mieście niż rodzinne, pierwsze kroki trzeba skierować do USC obsługującego ten szpital.

Zgłoszenia dokonuje się osobiście. Zazwyczaj robi to współmałżonek, dorosłe dziecko albo rodzic. Zrobić to może też inny członek rodziny, a nawet osoba obca, jeśli ma pełnomocnictwo i opłaci opłatę skarbową za pełnomocnictwo. Po rejestracji urzędnik wydaje pierwszy bezpłatny odpis aktu zgonu „od ręki” – zwykle trwa to kilkanaście minut.

Jakie dokumenty zabrać do urzędu?

Bez odpowiednich dokumentów urząd nie zarejestruje zgonu. W praktyce warto przygotować wszystko za jednym razem, aby nie wracać kolejny raz do USC z brakującymi papierami. Dzięki temu formalności przebiegają szybko, nawet w małym urzędzie.

Przy zgłoszeniu śmierci potrzebne są przede wszystkim:

• karta zgonu wystawiona przez lekarza,
• dokument tożsamości osoby zmarłej, najczęściej dowód osobisty lub paszport,
• dowód osobisty osoby zgłaszającej zgon,
• książeczka wojskowa, jeśli zmarły mężczyzna nie ukończył 50 lat.

Jeśli zgon zgłasza pełnomocnik, powinien mieć przy sobie pisemne pełnomocnictwo oraz potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej. Po przyjęciu zgłoszenia kierownik USC sporządza akt zgonu i wydaje pierwszy odpis skrócony bez opłaty.

Czy odpis aktu zgonu można odebrać w każdym urzędzie stanu cywilnego?

Najważniejsze pytanie brzmi: czy za każdym razem trzeba wracać do urzędu właściwego dla miejsca śmierci, czy możesz iść do najbliższego USC? Odpowiedź jest podzielona. Pierwszy akt zgonu otrzymasz tylko w urzędzie właściwym dla miejsca zgonu. Natomiast kolejne odpisy aktu zgonu możesz już zamówić w praktycznie każdym USC w Polsce.

Od 1 marca 2015 roku akty zgonu są wpisywane do elektronicznego centralnego rejestru stanu cywilnego. Starsze akty, sporządzone w papierowych księgach, stopniowo przenosi się do tego rejestru. To właśnie od tego, czy akt widnieje już w systemie, zależy czas oczekiwania na odpis w dowolnym urzędzie.

Odpis w dowolnym USC

Potrzebujesz kolejnego egzemplarza, ale mieszkasz daleko od miejsca zgonu bliskiej osoby? W takiej sytuacji możesz złożyć wniosek o odpis aktu zgonu w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w kraju. Urzędnik sprawdzi, czy akt znajduje się w elektronicznym rejestrze, a jeśli nie, wystąpi do właściwego USC o dane z papierowej księgi.

Wniosek składasz na urzędowym formularzu. Dołączasz potwierdzenie opłaty skarbowej oraz dokument potwierdzający uprawnienie do otrzymania odpisu, jeśli nie jesteś małżonkiem, zstępnym, wstępnym lub rodzeństwem zmarłego. W takim przypadku trzeba wykazać interes prawny, na przykład postępowanie spadkowe.

Jak długo czeka się na odpis?

Czas oczekiwania na odpis aktu zgonu zależy od tego, w jakiej formie znajduje się akt i w jakim urzędzie składasz wniosek. Spotkasz się z kilkoma typowymi wariantami:

• akt jest już w centralnym rejestrze stanu cywilnego – odpis powinieneś dostać w ciągu 7 dni kalendarzowych od złożenia wniosku,
• składasz wniosek w USC, które prowadzi papierową księgę z tym aktem, ale nie przeniosło go jeszcze do rejestru – czas oczekiwania wynosi do 7 dni roboczych,
• składasz wniosek w USC, które nie ma papierowej księgi z tym aktem i nie ma go jeszcze w rejestrze – urząd ma do 10 dni roboczych na wydanie odpisu,
• w spełnionych przypadkach system może wygenerować odpis automatycznie i przesłać go szybciej na skrzynkę do e-Doręczeń.

Automatyczne wydanie odpisu jest możliwe, gdy składasz wniosek o dokument dotyczący siebie, swojego dziecka, rodzica albo małżonka, wybierasz odbiór na skrzynkę do e-Doręczeń i płatność online, a sam akt jest już w centralnym rejestrze. Wtedy system generuje elektroniczny dokument bez dodatkowych czynności urzędnika.

Odpis otrzymany na skrzynkę do e-Doręczeń lub ePUAP to dokument elektroniczny w formacie XML albo PDF, którego wydruk nie ma mocy prawnej.

Jak złożyć wniosek o odpis aktu zgonu?

Poza wizytą w USC masz do wyboru jeszcze dwie drogi: wniosek listowny oraz wniosek elektroniczny przez internet. Każda forma prowadzi do tego samego efektu, ale różni się wygodą, czasem oraz sposobem odbioru dokumentu. W samym formularzu wskazujesz też, czy chcesz odpis skrócony, zupełny, czy wielojęzyczny.

Przed złożeniem wniosku warto uporządkować wszystkie dane i dokumenty, które będą potrzebne urzędowi do szybkiej weryfikacji sytuacji. Zwykle chodzi o podstawowe informacje, ale brak jednego z załączników potrafi wydłużyć całą procedurę.

Co przygotować przed złożeniem wniosku?

Aby wniosek o odpis aktu zgonu został rozpatrzony bez opóźnień, przygotuj wcześniej podstawowy zestaw danych i dokumentów. Dzięki temu jedna wizyta lub jedno logowanie do systemu wystarczy, by uruchomić całą procedurę:

• dane osoby zmarłej, w tym imię, nazwisko, data i miejsce zgonu,
• informację, czy wnosisz o odpis skrócony, czy odpis zupełny aktu zgonu,
• potwierdzenie opłaty skarbowej za odpis, chyba że przysługuje ci bezpłatny egzemplarz,
• dokument potwierdzający interes prawny, jeśli nie należysz do najbliższej rodziny zmarłego.

W samym wniosku wybierasz także formę odbioru dokumentu. Możesz zaznaczyć odbiór osobisty w USC, wysyłkę pocztą tradycyjną albo doręczenie na skrzynkę ePUAP lub do e-Doręczeń. Ten wybór wpływa później na to, jak szybko faktycznie otrzymasz odpis.

Formy złożenia wniosku

Masz trzy główne kanały, przez które możesz zawnioskować o odpis aktu zgonu. Dla przejrzystości warto porównać je w jednej tabeli:

Wniosek osobisty to wybór dla osób, które wolą kontakt bezpośredni albo i tak planują wizytę w urzędzie. Wtedy płacisz opłatę skarbową w kasie lub przelewem, a potwierdzenie okazujesz urzędnikowi. Odpis możesz odebrać tego samego dnia lub w umówionym terminie, w zależności od tego, czy akt jest w rejestrze.

Wniosek listowny lub elektroniczny jest wygodny, gdy mieszkasz daleko od miejsca zgonu albo chcesz uniknąć kolejek. Przy formie elektronicznej potrzebny jest profil zaufany lub e-dowód z czytnikiem, aby podpisać wniosek podpisem zaufanym lub kwalifikowanym. Wysyłając wniosek online, możesz od razu wybrać płatność internetową, co przyspiesza procedurę.

Kto i w jakich sytuacjach może dostać odpis aktu zgonu?

Nie każdy może w dowolnym momencie zamówić odpis aktu zgonu obcej osoby. Prawo wymienia konkretną grupę osób i instytucji, które mają do tego dostęp. Poza więzią rodzinną liczy się też interes prawny, na przykład konieczność przeprowadzenia postępowania spadkowego czy dochodzenia roszczeń z polisy ubezpieczeniowej.

Kierownik USC może odmówić wydania odpisu, jeśli osoba składająca wniosek nie jest uprawniona i nie potrafi wykazać interesu prawnego. Wtedy wydaje decyzję administracyjną, od której można odwołać się w ciągu 14 dni do właściwego wojewody, za pośrednictwem tego samego urzędu stanu cywilnego.

Osoby i instytucje uprawnione

Prawo do uzyskania odpisu aktu zgonu mają przede wszystkim osoby najbliższe, ale lista jest szersza. Dzięki temu dokument trafi do tych, którzy faktycznie muszą go użyć w urzędach, sądach czy instytucjach finansowych. Czy wiedziałeś, że uprawniona może być także organizacja społeczna działająca na podstawie swojego statutu?

Odpis aktu zgonu mogą otrzymać między innymi:

• małżonek, dzieci, wnuki i prawnuki zmarłego,
• rodzice, dziadkowie i pradziadkowie, a także rodzeństwo,
• opiekun prawny lub przedstawiciel ustawowy,
• sąd, prokurator, organy administracji publicznej oraz organizacje społeczne, które wykażą związek z celem statutowym.

Odpis może dostać również każda osoba, która wykaże interes prawny. Przykład to sytuacja, w której dalszy krewny prowadzi sprawę spadkową lub musi udowodnić fakt śmierci dłużnika. W takim przypadku do wniosku dołącza się dokument potwierdzający ten interes, na przykład wypis z księgi wieczystej lub pismo z sądu.

Koszty i liczba odpisów

Pierwszy odpis skrócony aktu zgonu, wydany przy zgłoszeniu śmierci, jest bezpłatny. Kolejne odpisy podlegają opłacie skarbowej. Jej wysokość zależy od rodzaju odpisu i jest identyczna w każdym urzędzie stanu cywilnego. Wysokość opłat wynika z przepisów, a nie z decyzji urzędnika.

Za dodatkowe odpisy płaci się zazwyczaj:

• 22 zł za odpis skrócony aktu zgonu,
• 22 zł za wielojęzyczny odpis skrócony,
• 33 zł za odpis zupełny aktu zgonu,
• 17 zł opłaty skarbowej, jeśli działasz przez pełnomocnika.

Przy płatności online kwota zwiększa się o niewielką prowizję operatora, na przykład 59 groszy. Liczbę odpisów, których potrzebujesz, możesz określić od razu we wniosku. W przypadku elektronicznych odpisów w formacie XML lub PDF, do skrzynki ePUAP trafia dokument, który możesz pobierać wielokrotnie, bez limitu, ale wyłącznie w formie elektronicznej.

Od 1 marca 2015 roku odpis skrócony i zupełny aktu zgonu jest ważny bezterminowo, o ile dane w nim zawarte są aktualne.

Do czego potrzebny jest odpis aktu zgonu?

Akt zgonu kojarzy się przede wszystkim z organizacją pogrzebu, ale w praktyce przydaje się znacznie częściej i często po wielu miesiącach od śmierci bliskiej osoby. Jeden dokument otwiera drogę do załatwienia szeregu spraw, od świadczeń z ZUS po zamknięcie rachunków bankowych.

Odpis aktu zgonu będzie potrzebny między innymi do zgłoszenia śmierci w ZUS, ubiegania się o zasiłek pogrzebowy, uzyskania renty rodzinnej, przeprowadzenia postępowania spadkowego, wypłaty odszkodowania z polisy oraz rozwiązania umów zawartych przez zmarłego, na przykład telekomunikacyjnych czy najmu. Bank przy likwidacji rachunku również poprosi o odpis skrócony lub zupełny w papierowej formie.