Oświadczenie najemcy zawierające wskazanie innego lokalu – wzór i jak napisać

Podpisujesz najem okazjonalny i wynajmujący prosi cię o oświadczenie z wskazaniem innego lokalu? Z tego tekstu dowiesz się, jak je poprawnie przygotować i co musi się w nim znaleźć. Dzięki temu twoja umowa będzie bezpieczniejsza dla obu stron.

Czym jest oświadczenie najemcy o wskazaniu innego lokalu?

Oświadczenie najemcy zawierające wskazanie innego lokalu to pisemny dokument, w którym najemca wskazuje konkretny adres mieszkania lub domu, do którego może się przeprowadzić, gdy dojdzie do egzekucyjnego opróżnienia wynajmowanego lokalu. Takie oświadczenie jest ściśle związane z najem okazjonalnym lokalu mieszkalnego i stanowi jeden z trzech podstawowych załączników do umowy. Bez niego umowa nie ma statusu najmu okazjonalnego w rozumieniu przepisów.

W praktyce jest to zapewnienie dla wynajmującego, że w razie np. zaległości czynszowych i wypowiedzenia umowy najemca nie pozostanie w lokalu bezterminowo. Najemca wskazuje miejsce, w którym może zamieszkać, a osoba dysponująca tym lokalem wyraża na to pisemną zgodę. Dzięki temu procedura egzekucji z lokalu mieszkalnego jest prostsza i szybsza niż przy zwykłej umowie najmu.

Kiedy oświadczenie jest wymagane?

Takie oświadczenie jest wymagane wyłącznie przy umowie najmu okazjonalnego w rozumieniu art. 19a–19e Ustawy o ochronie praw lokatorów. Dotyczy to wyłącznie lokali mieszkalnych i tylko wtedy, gdy wynajmującym jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Przy zwykłej umowie najmu kodeksowej sporządzanie takiego dokumentu nie jest konieczne.

W praktyce oświadczenie składa się przy podpisaniu umowy, a wynajmujący dołącza je jako załącznik. Dokument powinien mieć formę pisemną, być własnoręcznie podpisany i sporządzony przez najemcę. Do pakietu dokumentów wchodzą wtedy trzy elementy: akt notarialny o poddaniu się egzekucji, oświadczenie najemcy o wskazaniu lokalu oraz zgoda właściciela lub posiadacza tego lokalu zastępczego.

Podstawa prawna najmu okazjonalnego

Najem okazjonalny został wprowadzony do polskiego prawa w 2009 roku i uregulowany w ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów. Przepisy określają, jakie warunki trzeba spełnić, aby umowa została uznana za najem okazjonalny, a jednym z nich jest właśnie pisemne oświadczenie najemcy wskazujące inny lokal. Drugi warunek to oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji, sporządzone zwykle u notariusza w tym samym czasie.

Ustawa wymaga też, aby osoba udostępniająca lokal zastępczy złożyła odrębne oświadczenie z wyrażeniem zgody na zamieszkanie najemcy po rozwiązaniu umowy. To pisemne potwierdzenie jest tak samo istotne jak samo wskazanie adresu przez najemcę, bo bez zgody właściciela lokal nie może być traktowany jako realna alternatywa.

Jak napisać oświadczenie najemcy zawierające wskazanie innego lokalu?

Przy pisaniu oświadczenia warto zachować prostą strukturę i czytelny układ. Dokument powinien być przejrzysty dla wynajmującego, notariusza oraz ewentualnie komornika, który w przyszłości będzie się na nim opierał. Lepiej unikać rozbudowanych zdań i niejasnych sformułowań, a zamiast tego stosować krótkie, jednoznaczne zapisy.

Najczęściej oświadczenie ma formę jednej strony tekstu, w którym kolejno podaje się dane najemcy, dane wskazanego lokalu, dane osoby udostępniającej lokal oraz właściwą treść oświadczenia. Na końcu umieszcza się datę, miejsce sporządzenia i podpis najemcy czytelny i zgodny z dokumentem tożsamości.

Jakie dane powinno zawierać oświadczenie?

Żeby dokument spełniał wymogi ustawy i był przydatny w razie sporu, musi zawierać kilka podstawowych elementów. Warto je sprawdzić przed podpisaniem, bo braki formalne potrafią opóźnić rejestrację umowy najmu okazjonalnego w urzędzie skarbowym:

• dane najemcy, czyli imię, nazwisko, numer PESEL oraz adres zamieszkania,
• dokładny adres wskazanego lokalu zastępczego wraz z numerem lokalu i kodem pocztowym,
• dane osoby udostępniającej lokal, przynajmniej imię, nazwisko oraz adres,
• jasne stwierdzenie, że lokal ten będzie miejscem zamieszkania po opróżnieniu lokalu wynajmowanego,
• miejsce i data sporządzenia oświadczenia,
• własnoręczny podpis najemcy.

Dobrą praktyką jest też powołanie się w treści na umowę najmu okazjonalnego lokalu, poprzez wskazanie daty jej zawarcia oraz adresu wynajmowanego mieszkania. Dzięki temu oświadczenie jest łatwe do powiązania z konkretną umową, nawet po kilku latach. Niektórzy najemcy dopisują numer dowodu osobistego, co ułatwia identyfikację osoby składającej oświadczenie.

Jak sformułować treść oświadczenia?

Treść oświadczenia może być krótka, ale musi zawierać dwie informacje. Po pierwsze, że najemca wskazuje konkretny adres innego lokalu. Po drugie, że lokal ten będzie miejscem zamieszkania po zakończeniu najmu i egzekucyjnym opróżnieniu dotychczasowego mieszkania. Dobrze, gdy zdania są proste, bez prawniczego żargonu.

Najczęściej stosuje się konstrukcję, w której najemca rozpoczyna od słów „Ja niżej podpisany…” i dalej wskazuje adres lokalu. Można też dodać odniesienie do numeru aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji, co porządkuje dokumenty w teczce umowy. Krótki, jasny zapis jest później łatwiejszy do odczytania w razie postępowania egzekucyjnego.

Najważniejsza część oświadczenia to jednoznaczne wskazanie adresu innego lokalu oraz potwierdzenie, że najemca przyjmie tam mieszkanie po zakończeniu najmu.

Wzór oświadczenia najemcy – prosty szablon

Gotowy wzór oświadczenia pomaga uporządkować informacje i ogranicza ryzyko pominięcia istotnych danych. Szablon można przepisać ręcznie albo wydrukować i uzupełnić danymi konkretnych osób. Ważne, aby ostateczna wersja była spójna z treścią umowy oraz z danymi z aktu notarialnego.

Poniżej przykładowy, prosty wzór oświadczenia najemcy z wskazaniem innego lokalu:

OŚWIADCZENIE NAJEMCY O WSKAZANIU INNEGO LOKALU

Ja, niżej podpisany/a ……………………………………………., PESEL ………………………., zamieszkały/a przy ul. ……………………………………… w ………………………………,
jako najemca lokalu mieszkalnego położonego przy ul. ………………………………………………. w ………………………………,
oświadczam, że jako lokal, w którym będę mógł/mogła zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia wyżej wskazanego lokalu, wskazuję:

adres lokalu: ………………………………………………………………………………………………………
miejscowość: ……………………………………………………………………………………………………

Lokal ten będzie miejscem mojego zamieszkania po zakończeniu umowy najmu okazjonalnego i wykonaniu obowiązku opróżnienia lokalu wynajmowanego.

…………………………………………………….
miejscowość, data

…………………………………………………….
podpis najemcy

Taki wzór można modyfikować, dopisując np. dane właściciela lokalu zastępczego czy numer umowy najmu. Ważna jest przejrzystość i to, aby wszystkie pola były czytelnie uzupełnione. Wiele kancelarii notarialnych ma też swoje wzory, które dostosowują do konkretnej sytuacji stron.

Wzór oświadczenia zawsze warto sprawdzić z notariuszem lub prawnikiem, aby treść była spójna z aktem notarialnym o poddaniu się egzekucji.

Jakie dokumenty towarzyszą oświadczeniu najemcy?

Oświadczenie o wskazaniu innego lokalu to tylko część całego pakietu dokumentów przy najmie okazjonalnym. Wynajmujący powinien zebrać pełen zestaw, aby później móc skorzystać z ułatwionej procedury eksmisyjnej. Dzięki temu w razie braku płatności albo naruszenia umowy ma realne narzędzia do odzyskania lokalu.

Najważniejsze dokumenty przy najmie okazjonalnym można przedstawić w formie krótkiego porównania. Zestawienie pokazuje, kto sporządza dany dokument, jaka jest forma i w jakim miejscu się go przygotowuje. To ułatwia organizację całego procesu podpisywania umowy.

Do kompletu dokumentów często dołącza się też kserokopię tytułu prawnego do lokalu zastępczego. Może to być np. odpis z księgi wieczystej, akt notarialny kupna nieruchomości lub umowa najmu. Choć ustawa nie wymaga wprost w każdym przypadku takiego załącznika, wielu właścicieli mieszkań prosi o niego w celu potwierdzenia, że osoba wskazana w oświadczeniu faktycznie dysponuje lokalem.

Najczęstsze błędy w oświadczeniu najemcy?

Błędnie sporządzone oświadczenie może w praktyce utrudnić wynajmującemu skorzystanie z trybu egzekucji przewidzianego dla najmu okazjonalnego. Wiele pomyłek wynika z pośpiechu albo przepisywania wzorów z internetu bez ich zrozumienia. Warto więc wiedzieć, na co zwrócić uwagę przed podpisaniem.

Do problemów dochodzi też wtedy, gdy dane w oświadczeniu nie zgadzają się z danymi w pozostałych dokumentach umownych. Różne numery lokalu, inny adres albo brak numeru PESEL potrafią wywołać niepotrzebne wątpliwości. Dokładność ma tu duże znaczenie, bo na bazie tych danych może działać potem komornik.

Błędne dane lokalu zastępczego

Jednym z częstych błędów jest podanie niepełnego albo nieaktualnego adresu lokalu zastępczego. Zdarza się, że najemca wpisuje samą ulicę i miejscowość bez numeru domu czy lokalu. Taki adres jest nieprzydatny przy czynnościach egzekucyjnych, bo nie da się ustalić konkretnego mieszkania.

Drugim problemem są dane sprzeczne z danymi właściciela lokalu zastępczego. Jeżeli w oświadczeniu najemcy i w zgodzie właściciela pojawiają się inne adresy, organ egzekucyjny może mieć wątpliwości, czy chodzi o ten sam lokal. Lepiej dokładnie przepisać adres z dokumentu własności albo z księgi wieczystej niż polegać na pamięci.

Brak spójności z innymi dokumentami

Oświadczenie najemcy musi być spójne z umową najmu okazjonalnego oraz z aktem notarialnym o poddaniu się egzekucji. Chodzi o powtarzalność danych, czyli identyczne imiona i nazwiska, numery PESEL, adres wynajmowanego lokalu czy daty zawarcia umowy. Rozbieżności mogą wywołać wrażenie, że dokumenty dotyczą różnych stosunków prawnych.

Częsty błąd to wpisanie innej daty zawarcia umowy w treści oświadczenia niż na samej umowie. Zdarzają się też sytuacje, w których najemca zmienia dowód osobisty między podpisaniem umowy a wizytą u notariusza. Warto wtedy dopilnować, aby te zmiany były od razu odzwierciedlone we wszystkich dokumentach z pakietu najmu okazjonalnego.

Przed podpisaniem warto przeczytać całe oświadczenie na głos. Błędy adresu czy literówki w nazwisku łatwo wtedy wychwycić.

Jak przechowywać i aktualizować oświadczenie najemcy?

Oświadczenie najemcy z wskazaniem innego lokalu stanowi załącznik do umowy, więc powinno być przechowywane razem z pozostałymi dokumentami. Wynajmujący zwykle trzyma komplet w jednym segregatorze albo teczce opisanej adresem lokalu. To ułatwia szybkie ich odszukanie, gdy trzeba np. zgłosić umowę do urzędu skarbowego.

Przy dłuższych umowach pojawia się pytanie, co zrobić, gdy najemca zmieni miejsce zamieszkania albo osoba udostępniająca lokal straci tytuł prawny. W takiej sytuacji warto uzyskać od najemcy nowe oświadczenie lub aneks do istniejącego, z aktualnym wskazaniem innego lokalu. Pozwala to zachować realną możliwość przeprowadzenia egzekucji poza lokalem wynajmowanym.

Gdy strony umawiają się na aktualizację danych, dobrze jest od razu ustalić prostą procedurę. Można się wtedy umówić między sobą, że najemca poinformuje wynajmującego o każdej zmianie adresu lokalu zastępczego. Taka praktyka zmniejsza ryzyko, że dokument przestanie odpowiadać rzeczywistości po roku czy dwóch latach trwania umowy.

Wielu wynajmujących prowadzi krótką listę kontrolną, która pomaga uporządkować formalności przy podpisywaniu umowy. Taka lista może obejmować kilka stałych punktów:

• odebranie od najemcy podpisanego oświadczenia z wskazaniem lokalu,
• odebranie zgody właściciela lokalu zastępczego na piśmie,
• sprawdzenie zgodności adresów w obu dokumentach z umową,
• pozyskanie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji,
• zarchiwizowanie całości w jednej teczce z umową najmu okazjonalnego.

Dzięki takiemu uporządkowaniu dokumentów wynajmujący ma poczucie większego bezpieczeństwa, a najemca wie, że wszystkie formalności zostały dopełnione. To ogranicza ryzyko późniejszych sporów i nieporozumień dotyczących tego, jakie dokumenty były faktycznie podpisane przy zawieraniu umowy.