W KSeF nie zakłada się konta w tradycyjnym sensie. Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej uzyskuje dostęp podczas pierwszego logowania, które jest bezpłatne i nie wymaga składania wniosku. Najprościej zrobić to przez Profil Zaufany za pośrednictwem bramki login.gov.pl.
Co przygotować przed logowaniem?
Przed rozpoczęciem miej dostęp do Profilu Zaufanego oraz danych swojej firmy. Przyda się również telefon lub aplikacja używana do potwierdzania logowania.
Do pierwszego wejścia potrzebujesz:
- aktywnego Profilu Zaufanego,
- NIP-u jednoosobowej działalności gospodarczej,
- dostępu do telefonu lub aplikacji służącej do autoryzacji,
- przeglądarki internetowej z dostępem do strony Aplikacji Podatnika KSeF.
Właściciel JDG nie musi składać formularza ZAW-FA ani wcześniej rejestrować firmy w KSeF. Po poprawnym uwierzytelnieniu system nadaje mu uprawnienia właściciela.
Jak zalogować się do KSeF przez Profil Zaufany?
- Wejdź na stronę ap.ksef.mf.gov.pl.
- Wybierz opcję logowania przez login.gov.pl.
- Na ekranie wyboru identyfikatora zaznacz NIP podmiotu.
- Wpisz NIP swojej jednoosobowej działalności gospodarczej i przejdź dalej.
- W bramce login.gov.pl wybierz Profil Zaufany. W tym miejscu możesz też wybrać inną dostępną metodę, na przykład mObywatel.
- Wpisz login i hasło do Profilu Zaufanego.
- Potwierdź swoją tożsamość kodem SMS albo w aplikacji, zależnie od ustawień zabezpieczeń Profilu Zaufanego.
- Jeżeli system wyświetli dodatkowe żądanie autoryzacyjne, zatwierdź je zgodnie z komunikatami na ekranie.
- Poczekaj na powrót do Aplikacji Podatnika KSeF. Po zakończeniu logowania zobaczysz system w kontekście NIP-u swojej firmy.
Najważniejsze jest prawidłowe połączenie dwóch danych: tożsamości osoby logującej się przez Profil Zaufany oraz NIP-u podmiotu. W przypadku właściciela JDG KSeF rozpoznaje przedsiębiorcę jako osobę fizyczną uprawnioną do działania w imieniu firmy.
Co zrobić po pierwszym zalogowaniu?
Po uzyskaniu dostępu możesz od razu korzystać z funkcji KSeF albo przygotować połączenie z programem księgowym lub do fakturowania. Najważniejsze działania to:
- Sprawdź dane firmy – upewnij się, że pracujesz w kontekście właściwego NIP-u.
- Wygeneruj token – zrób to, jeśli zewnętrzny program ma automatycznie wysyłać i odbierać faktury w KSeF.
- Nadaj uprawnienia – jeżeli faktury ma wystawiać pracownik, biuro rachunkowe albo inna upoważniona osoba.
- Wystaw lub odbierz fakturę w aplikacji – jeśli korzystasz z KSeF bez zewnętrznego oprogramowania.
Profil Zaufany służy przede wszystkim do ręcznego logowania. Do automatycznej pracy programu z KSeF potrzebny jest token albo certyfikat KSeF, zależnie od wykorzystywanego rozwiązania.
Na co uważać podczas logowania?
Przed przejściem dalej sprawdź NIP podmiotu. Wybór błędnego NIP-u może spowodować zalogowanie do niewłaściwego kontekstu albo brak oczekiwanych uprawnień.
Token traktuj jak dane dostępowe do systemu. KSeF wyświetla go tylko podczas generowania, dlatego zapisz go wyłącznie w bezpiecznym miejscu i nie przekazuj osobom nieuprawnionym. Jeśli token trafił do niewłaściwej osoby, należy go unieważnić i wygenerować nowy.
Jeżeli po pierwszym logowaniu nie planujesz korzystać z programu zintegrowanego z KSeF, nie musisz od razu generować tokena. Do ręcznego wystawiania i odbierania faktur wystarczy logowanie przez login.gov.pl z użyciem Profilu Zaufanego.
