Upoważnienie do odbioru dokumentu powinno być sporządzone na piśmie, zawierać dokładne dane obu osób, precyzyjnie określać odbierany dokument i mieć własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia. Przed przygotowaniem pisma sprawdź też, czy urząd lub inna instytucja nie korzysta z własnego formularza.
Jak przygotować upoważnienie krok po kroku?
Najprościej przygotować dokument po sprawdzeniu wymagań konkretnej placówki. Poszczególne urzędy i instytucje mogą stosować własne druki albo wymagać dodatkowych danych.
- Sprawdź wymagania instytucji – upewnij się, czy urząd, placówka medyczna, szkoła lub inna jednostka nie udostępnia własnego formularza. Jeśli taki druk istnieje, zwykle najlepiej z niego skorzystać.
- Zbierz dane obu osób – przygotuj imię i nazwisko, adres, numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego osoby udzielającej upoważnienia i osoby upoważnionej. Zakres wymaganych danych może zależeć od instytucji.
- Opisz dokument i czynność – wskaż, co dokładnie ma zostać odebrane, gdzie to nastąpi i ewentualnie podaj numer sprawy, numer dokumentu lub datę jego wydania. Samo sformułowanie „do odbioru dokumentów” może być zbyt ogólne.
- Określ termin – możesz wskazać konkretny dzień odbioru albo okres obowiązywania upoważnienia. Jeśli pismo dotyczy jednorazowej czynności, dobrze wyraźnie to zaznaczyć.
- Podpisz dokument odręcznie – podpis osoby udzielającej upoważnienia powinien być własnoręczny, czyli złożony „na mokro”. Wydrukowany podpis, pieczątka lub samo imię i nazwisko wpisane komputerowo mogą nie zostać zaakceptowane.
Co musi zawierać upoważnienie do odbioru dokumentu?
Dokument powinien pozwalać instytucji bez wątpliwości ustalić, kto udziela upoważnienia, kto odbiera dokument i jakiej czynności dotyczy pismo. W upoważnieniu uwzględnij:
- Dane mocodawcy – imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer dowodu osobistego.
- Dane osoby upoważnionej – imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer dowodu osobistego.
- Dokładny zakres upoważnienia – nazwę dokumentu, numer sprawy lub inne informacje pozwalające go zidentyfikować.
- Miejsce odbioru – nazwę i, w razie potrzeby, adres urzędu albo placówki.
- Termin obowiązywania – konkretną datę lub informację, że upoważnienie dotyczy jednorazowego odbioru.
- Datę i własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia.
Wzór upoważnienia do odbioru dokumentu
Poniższy wzór ma uniwersalny charakter. Przed użyciem sprawdź, czy dana instytucja nie wymaga własnego druku albo dodatkowych informacji.
UPOWAŻNIENIE DO ODBIORU DOKUMENTU
Ja, [imię i nazwisko mocodawcy], zamieszkały/a [adres], PESEL [numer PESEL], legitymujący/a się dowodem osobistym seria i numer [seria i numer dokumentu], upoważniam [imię i nazwisko osoby upoważnionej], zamieszkałego/ą [adres], PESEL [numer PESEL], legitymującego/ą się dowodem osobistym seria i numer [seria i numer dokumentu], do odbioru w moim imieniu dokumentu:
[dokładna nazwa dokumentu, numer sprawy lub dokumentu, data wydania albo inne dane identyfikacyjne]
Dokument zostanie odebrany w [nazwa i adres instytucji].
Upoważnienie obowiązuje [jednorazowo w dniu … / od dnia … do dnia …]. Obejmuje odbiór wskazanego dokumentu oraz podpisanie potwierdzenia jego odbioru, jeśli instytucja tego wymaga.
[miejscowość], [data]
………………………………….
czytelny podpis mocodawcy
W przypadku odbioru dokumentu z urzędu szczególnie ważny jest precyzyjny opis sprawy. Przy dokumencie tożsamości lepiej wskazać wprost, że upoważnienie dotyczy odbioru konkretnego dokumentu, zamiast używać ogólnego określenia „odbiór dokumentów”.
O czym pamiętać przed przekazaniem upoważnienia?
Przed wizytą osoby upoważnionej wykonaj krótką kontrolę dokumentu:
- Sprawdź, czy dane obu osób są zgodne z ich dokumentami tożsamości.
- Upewnij się, że osoba odbierająca ma własny ważny dowód osobisty lub inny akceptowany dokument tożsamości.
- Sprawdź, czy podpis mocodawcy jest odręczny, a nie wydrukowany lub zastąpiony pieczątką.
- Zweryfikuj, czy instytucja nie wymaga własnego formularza albo dodatkowych załączników.
- Upewnij się, że zakres upoważnienia obejmuje wyłącznie dokument i czynność, których dotyczy odbiór.
Zwykłe upoważnienie pisemne dotyczy zazwyczaj konkretnej czynności, takiej jak odebranie wskazanego dokumentu. Nie jest tym samym co pełnomocnictwo notarialne. Jeżeli instytucja wymaga szczególnej formy pełnomocnictwa albo czynność wywołuje szersze skutki prawne, samodzielnie przygotowany wzór może nie wystarczyć. W takiej sytuacji trzeba zastosować wymagany druk lub skonsultować formę dokumentu z daną instytucją.
Najbezpieczniejsze rozwiązanie to krótki, imienny dokument z dokładnym opisem odbieranego dokumentu, danymi identyfikacyjnymi obu stron, terminem oraz własnoręcznym podpisem mocodawcy.
Artykuł nie stanowi porady prawnej i ma charakter informacyjny. W przypadku szczególnych wymagań instytucji należy potwierdzić właściwą formę upoważnienia bezpośrednio w danej placówce.
