Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – jak działa system klasy BPM

Elektroniczny obieg dokumentów porządkuje drogę, jaką pokonuje faktura, umowa czy wniosek od wpływu do firmy aż po archiwum. System BPM dokłada do tego warstwę sterowania, czyli kolejność etapów, osoby uprawnione do decyzji oraz warunki blokujące przejście dalej. Reguły przestają wtedy zależeć od pamięci pojedynczych pracowników.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów i jak działa system klasy BPM

Elektroniczny obieg dokumentów to zapisany w oprogramowaniu sposób prowadzenia sprawy, od rejestracji pisma, przez kolejne akceptacje, aż po odłożenie do archiwum. Przebieg opisuje i egzekwuje system klasy BPM, czyli rozwiązanie automatyzujące powtarzalne czynności wokół dokumentacji.

Przedsiębiorstwo obsługujące na co dzień kilkanaście lub kilkadziesiąt typów dokumentacji ma dla każdego z nich odrębne zasady postępowania, a utrzymanie ich w pamięci bywa zadaniem przekraczającym możliwości pojedynczego pracownika. Oprogramowanie przenosi te zasady z wiedzy nieformalnej do konfiguracji, co skraca też wdrożenie nowej osoby. Zbudowanie nowego procesu nie wymaga przy tym zaawansowanych kompetencji programistycznych ani dodatkowego oprogramowania.

DMS, workflow i BPM – co oznacza każde z tych pojęć w obiegu dokumentów

Trzy nazwy bywają używane zamiennie, choć dotyczą różnych warstw tego samego zagadnienia. DMS to warstwa przechowywania plików, workflow opisuje przebieg pojedynczej sprawy, a BPM obejmuje cały cykl życia procesu.

Samo repozytorium nie wymusi decyzji w terminie, a przepływ pracy bez wspólnego miejsca na pliki zostawia załączniki w skrzynkach pocztowych. Wdrożeniu towarzyszy więc przegląd procesów, bo konfiguracja wymaga ustalenia, jak sprawa ma przebiegać.

Jak wygląda ścieżka akceptacji w elektronicznym obiegu dokumentów

Ścieżka akceptacji to ustalona kolejność osób i warunków, przez które przechodzi dokument, zanim zostanie zatwierdzony. Każdemu etapowi przypisuje się uprawnionych użytkowników, pola do uzupełnienia oraz reguły blokujące, na przykład obowiązek dołączenia dokumentacji, bez której sprawa nie idzie dalej.

Konfiguracja opiera się na rolach, nie na nazwiskach, więc zmiana obsady stanowiska nie wymusza przebudowy przebiegu. Obieg uruchamia zdarzenie, którym bywa wiadomość na wskazany adres poczty elektronicznej, więc dokument wpływający tym kanałem trafia do rejestru bez ręcznego zakładania teczki. Ryzykiem pozostaje ścieżka bez zastępstwa, bo nieobecność jednej osoby zatrzymuje dokument na etapie, którego nikt inny nie zamknie. Dlatego obok akceptujących wskazuje się zastępców i termin eskalacji.

Obieg dokumentów księgowych – od wpływu faktury do dekretacji

Faktura kosztowa przechodzi przed ujęciem w księgach dwie kontrole i jedną czynność kwalifikującą. Kontrola merytoryczna potwierdza, że zdarzenie miało miejsce i odpowiada umowie, kontrola formalno-rachunkowa weryfikuje dane wystawcy oraz wyliczenia, a dekretacja zamyka ten etap wskazaniem miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu na kontach. Obieg elektroniczny zapisuje każdy z tych kroków razem z osobą i datą.

Ten rodzaj obiegu traktuje się odrębnie, bo wiążą go przepisy, a opóźnienia odbijają się na płynności i rozliczeniach podatkowych. Ustawa o rachunkowości pozwala prowadzić go bez papierowego oryginału, o ile zapis pozostaje trwały, a firma ma czym wydrukować dowód.

Skąd faktura wchodzi do obiegu, czyli skan i OCR kontra plik XML

Papier wymaga skanowania i odczytu przez OCR, który rozpoznaje numer, dane wystawcy, kwoty oraz pozycje i przenosi je do formularza. Wynik podlega potwierdzeniu przez człowieka, bo odczyt jest rozpoznaniem z określonym poziomem pewności, a nie odczytem danych zapisanych maszynowo. Przy słabym skanie pewność spada i pole trafia do weryfikacji.

Inaczej wygląda to przy fakturze ustrukturyzowanej, czyli pliku XML wystawianym i odbieranym przez centralną platformę, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Dane są tam odczytywalne maszynowo od razu, więc obsługa zaczyna się od kontroli, nie od przepisywania. Ta droga nie jest już wyborem. Odbiór faktur przez KSeF obowiązuje wszystkich podatników od 1 lutego 2026 roku, wystawianie objęło największe podmioty również od 1 lutego 2026 roku, pozostałych czynnych podatników VAT od 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejszych wystawców od 1 stycznia 2027 roku.

Obowiązek dotyczy samych faktur, nie całej dokumentacji firmy, więc umowy i wnioski nadal wymagają własnych ścieżek akceptacji. Dla obiegu wniosek jest jednak jednoznaczny. Musi przyjmować plik XML, a nie skan, więc proces oparty na skanowaniu papieru przestaje wystarczać na wejściu faktury zakupowej.

Jakie procesy obejmuje obieg dokumentów w systemie klasy BPM

Obieg dokumentów w systemie klasy BPM obejmuje znacznie więcej niż księgowość. W obrębie jednego narzędzia buduje się odrębne ścieżki dla różnych działów, a liczba równolegle działających obiegów nie jest z góry ograniczona.

• faktury oraz korespondencja przychodząca do przedsiębiorstwa,

• zgłoszenia reklamacyjne i zwroty towaru,

• zapytania ofertowe wraz z postępowaniami przetargowymi,

• rozliczenia delegacji i wnioski składane przez pracowników,

• oferty, umowy oraz aneksy do nich,

• nowe inicjatywy marketingowe,

• dokumentacja wdrożeniowa wraz z opisami zrealizowanych projektów.

Dane gromadzone przy okazji tych obiegów służą do analizy płynności przepływu informacji oraz stanowią materiał dla narzędzi business intelligence.

Repozytorium, wersjonowanie i archiwum elektroniczne w obiegu dokumentów

Repozytorium dokumentów przechowuje pliki razem z opisującymi je danymi, więc dokument odnajduje się po numerze, kontrahencie albo dacie, a nie po nazwie katalogu. Wersjonowanie utrzymuje kolejne redakcje pliku i wskazuje, która z nich obowiązuje oraz kto wprowadził poprawkę.

Po zamknięciu sprawy dokument trafia do archiwum elektronicznego, gdzie przestaje podlegać edycji, a pozostaje dostępny do wglądu. Archiwum nie zastępuje przy tym kopii zapasowej. Kopia chroni przed utratą danych i służy odtworzeniu środowiska po awarii, archiwum utrwala zamknięty dokument z historią decyzji.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację

Część dokumentacji objęta jest ustawowym okresem przechowywania. Księgi rachunkowe oraz dowody księgowe przechowuje się co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku przechowuje się przez cały okres zatrudnienia oraz przez dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnionych wcześniej okres wynosi pięćdziesiąt lat i można go skrócić do dziesięciu po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego. Terminy te przekraczają cykl życia wdrożenia, dlatego sprawdza się format zapisu i sposób eksportu archiwum.

Uprawnienia i ścieżka audytu w systemie klasy BPM

Dostęp nadaje się przez role przypisane do stanowisk, dlatego pracownik widzi wyłącznie dokumenty ze swojego zakresu obowiązków. Zarządzanie dostępami stanowi odrębną funkcję narzędzia i rozstrzyga, kto może dokument otworzyć, opisać, zatwierdzić albo cofnąć.

Drugą warstwą jest ścieżka audytu, nazywana też ścieżką rewizyjną, czyli rejestr wskazujący, kto, kiedy i jaką decyzję podjął. Podczas kontroli albo sporu z kontrahentem taki zapis bywa jedynym dowodem faktycznego przebiegu procedury. Przepisy o rachunkowości wymagają zresztą, aby księgi pozostawały sprawdzalne, czyli aby dało się powiązać zapis z dokumentem źródłowym i prześledzić jego drogę.

Raporty i pomiar wydajności procesu w systemie klasy BPM

Wbudowany generator raportów pozwala ustalić tryb oraz częstotliwość powstawania zestawień dla poszczególnych spraw i procesów. Automatycznie tworzone raporty pokazują wydajność całego przebiegu i jego pojedynczych elementów, dzięki czemu widać, który krok wydłuża obsługę dokumentu.

Pomiar zmienia rozmowę o procesie, bo zamiast wrażeń pojawia się liczba dokumentów czekających na danym etapie i czas od wpływu pisma do zatwierdzenia. Bez tego wdrożenie odwzorowuje dotychczasową praktykę razem z jej opóźnieniami.

Kiedy wdrożenie BPM przynosi efekt, a kiedy tylko utrwala bałagan

Efekt pojawia się tam, gdzie sprawy się powtarzają, a ich reguły dają się zapisać. Gdy każdy przypadek kończy się indywidualną decyzją zarządu, narzędzie odwzoruje jedynie brak reguł. Uporządkowanie przebiegu wyprzedza więc konfigurację.

Praktycznym testem gotowości bywają trzy pytania. Czy da się wskazać osobę odpowiedzialną za każdy etap, czy istnieje komplet dokumentów wymaganych do zamknięcia sprawy oraz czy wiadomo, kiedy decyzja ma zapaść. Braki wracają jako dokumenty zawieszone w połowie ścieżki. Oferowany przez ITCenter system BPM do obiegu dokumentów zakłada samodzielne zbudowanie przepływu pracy dla poszczególnych procesów, przypisanie użytkowników do etapów oraz dostosowanie pól i reguł obiegu, a uruchomienie poprzedza rozpoznanie specyfiki organizacyjnej firmy.

Kto dostarcza systemy BPM i wdraża elektroniczny obieg dokumentów

Projekty tego typu prowadzą dostawcy systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem, bo obieg dokumentów styka się z danymi z systemów dziedzinowych. Potrzebne kompetencje obejmują analizę procesów, konfigurację narzędzia i utrzymanie rozwiązania.

W takiej roli występuje ITCenter – spółka informatyczna, która integruje i wdraża tego rodzaju systemy, a potem utrzymuje je w ruchu. Przy tej usłudze wskazano platformy AMODIT oraz SaldeoSMART, czyli rozwiązania zewnętrznych producentów, konfigurowane po stronie wdrożeniowca. Zakres prac obejmuje wdrożenie obiegu elektronicznego oraz pomoc w budowie przepływów pracy.

Najczęstsze pytania o elektroniczny obieg dokumentów

Ile trwa uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów? Czas zależy od liczby procesów objętych pierwszym etapem i od tego, czy ich przebieg opisano wcześniej. Najdłużej trwa zwykle nie konfiguracja, lecz uzgodnienie między działami, kto decyduje na każdym kroku. Start od jednego obiegu skraca ten okres.

Od czego zależy koszt wdrożenia systemu BPM? Na wycenę wpływa liczba użytkowników i obiegów, zakres integracji z działającymi już systemami, wolumen dokumentów przechodzących przez odczyt automatyczny oraz to, czy archiwum wymaga migracji danych historycznych. Osobną pozycją jest utrzymanie po starcie.

Co zrobić z dokumentami papierowymi po uruchomieniu obiegu elektronicznego? Papier wchodzi do systemu przez skanowanie i opis danymi wyszukiwawczymi, a decyzja o losie oryginałów zależy od rodzaju pisma. Ustawa o rachunkowości dopuszcza przeniesienie zawartości dowodu na informatyczny nośnik danych, jeżeli zapis pozostanie trwały, a jednostka dysponuje urządzeniami pozwalającymi odtworzyć dowód w postaci wydruku. Z tej metody wyłączono dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy oraz inne ważne dokumenty wskazane przez kierownika jednostki.

Kto nadaje uprawnienia w systemie obiegu dokumentów? Odpowiedzialność zwykle się rozdziela. Dział IT zakłada konta i spina narzędzie z firmowym katalogiem użytkowników, natomiast zakres widoczności oraz prawo akceptacji ustala właściciel procesu. Przegląd uprawnień powtarza się przy zmianach stanowisk, inaczej dostęp rozrasta się z czasem.

Czy elektroniczny obieg dokumentów wymaga podpisu elektronicznego? Do akceptacji wewnętrznych zwykle wystarcza zapis w systemie wskazujący użytkownika, datę oraz treść decyzji, a faktura nie wymaga podpisu żadnej ze stron. Kwalifikowany podpis elektroniczny, zrównany w skutkach prawnych z podpisem własnoręcznym, przydaje się przy dokumentach wychodzących na zewnątrz, dla których przepis lub umowa zastrzega formę pisemną.

Artykuł sponsorowany